Журнал учета кадров и его предназначение на предприятии

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Журнал учета кадров и его предназначение на предприятии

Время прочтения:

Существует три способа регистрации документов:

  • простейший – в журналах;
  • более совершенный – с помощью картотеки;
  • наиболее совершенный, удобный и быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

  • регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
  • организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
  • наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
  • облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

  • Журнал регистрации трудовых договоров.

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

  • Журнал регистрации личных карточек.
  • Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
  • Журналы регистрации приказов (распоряжений).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота.

Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива – «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

  • Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

Журналы учета на факультативной основе 

На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий.

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

  • сверхурочные работы;
  • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

  • об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
  • об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Оформление регистрационного журнала

 Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала – вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения.

А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

Источник: https://mag-m.com/biznes/kak-registrirovat-kadrovyie-dokumentyi.-zhurnalyi,-kotoryie-dolzhnyi-byit-u-kazhdogo-rabotodatelya.html

Журнал учета кадров: заполненный образец, бланк, содержание, форма

Журнал учета кадров и его предназначение на предприятии

Кадровому отделу каждый день приходится обрабатывать большое количество разной документации. Это могут быть приказы, трудовые договоры, справки или же личные дела. Особенно непросто разобраться в этом массиве документации и вести учет.

Правильно отображать передвижение кадров поможет специальный журнал по учету кадров.

О документе

Журнал учета кадров ведется и лежит в отделении кадров организации. В нем содержатся данные на всех сотрудников по подразделениям в зависимости от структуры компании и числа работников.

Понятие

В журнале учета кадров отображается информация касающееся всех видов приказов, выданных на сотрудников компании. Это могут быть приказы об увольнении или зачислении на работу, а также о назначении на новую должность и т.д.

Для чего он

Как правило, любой кадровый оборот документации имеет ряд нюансов:

  • Длительность сроков хранения документов имеет разные значения. В качестве примера можно рассмотреть приказы, относящиеся к личному составу, которые обязаны храниться на протяжении 75 лет (19 пункт приказа Министерства культуры РФ №558);
  • При регистрации и систематизации документов в соответствии с законодательными нормами.

В предприятиях, использующих труд наемных специалистов должен использоваться журнал учета кадров. Обязанность по его заполнению и последующему ведению возлагается на специально уполномоченного для этого сотрудника.

Он также будет ответственен за его сохранность и за правдивость отображенной в нем информации.

Стоит отметить, что такие обязанности зачастую прописываются в должностной инструкции сотрудника и доводятся до него во время приема на работу.

Форма

Стоит отметить, что законодательно не утверждена непосредственная форма журнала учета кадров. Поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно разработать и внедрить ее в своей компании с помощью локального акта.

Такой журнал может вестись в любой комфортной для предприятия форме (в электронном или бумажном виде).

Стоит отметить, что он не относится к обязательной категории документов, которые необходимо вести на бумаге.

Из этого можно сделать вывод, что если кадровый отдел использует электронную версию с автоматизированной базой данных или же специальную программу, то, дублировать его на бумаге нет смысла.

Кроме того, если не возникнет потребности или же предписанной в локальном нормативном акте надобности, то распечатывать журнал и подшивать его для хранения, также нет необходимости.

В случае если журнал имеет бумажную форму, то, следует озаботится его сохранностью. Для этого его нужно подшивать и скреплять специальной печатью. На наклейке с заверительной надписью отображаются данные сообщающие о:

  • Количестве листов, которые были прошиты;
  • Должность, инициалы и фамилия лица занимающегося заверением документа (как правило, это руководитель предприятия или же должностное лицо, назначенное специальным локальным приказом);
  • Подпись уполномоченного лица.

В целом сам журнал можно приобрести в обычной типографии или же в узкоспециализированном канцелярском магазине.

Правила ведения

Как уже было отмечено, унифицированного образца журнала учета кадров законодательство не предлагает. Из-за чего работодатель сам вынужден принимать решение о разработке его формы или же принять уже имеющуюся в продаже.

В соответствии с правилами ведения документации, важные сведения должны храниться 75 лет. Это касается, например, журналов учета трудовых книжек, журнала регистрации трудовых договоров.

Для отдельных категорий, в том числе и журнала учета срок сохранности составляет не более 5 лет (равно как и в случае с  журналами кассира-операциониста, учета рабочего времени, регистрации документов, учета проверок органами государственного контроля и проверок осуществления воинского учета).

Основные правила ведения этого журнала следует утвердить в специальном локальном акте предприятия (также может быть инструкция или положение о делопроизводстве). Основываться при разработке такого акта можно на регламент регистрации документов отображенный в пункте 3.2 государственной системы обеспечения управления документационного обеспечения.

Графы

Сам журнал внутри представлен расчерченным на графы листом, в котором отображаются следующие столбцы:

  • Порядковый номер, под которым делается запись;
  • Дата, когда был издан соответствующий приказ и его номер;
  • Название приказа (здесь указывается краткое содержание);
  • Инициалы сотрудника, для которого был составлен вышеперечисленный приказ;
  • Указываются причины для издания этого приказа;
  • Колонка с примечанием.

Исправления

Исправления при ведении журнала допускаются. При этом они будут отличаться в зависимости от его формы (электронная или бумажная). В первом случае можно просто выбрать необходимую колонку и изменить данные. Во втором же варианте придется сделать специальную пометку и написать ниже достоверную информацию.

Срок хранения

Срок хранения данного журнала составляет пять лет. Государство возлагает на работодателя вести данный журнал, но при этом оно не дает никакой унифицированной формы. Все будет зависеть только от желания начальства компании.

При этом преимущества, предоставляемые правильно оформленным журналом, состоят из оптимизации труда кадрового отдела, путем упрощения поиска нужной документации. Сейчас лучше всего использовать электронную версию журнала, так как она во многом автоматизирована и позволяет экономить больше времени при ее заполнении и использовании.

Как прошить такой журнал, смотрите в этом видео:

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/zhurnaly/zhurnal-ucheta-kadrov.html

Правничок
Добавить комментарий