Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

Содержание
  1. Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения
  2. Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации
  3. Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?
  4. Документы для нижестоящих организаций
  5. Документация для фирм-партнеров
  6. Документация в рамках одной организации
  7. Правила оформления журнала
  8. Компьютер в помощь!
  9. Сколько нужно журналов?
  10. Как вести записи в журнале
  11. Входящая корреспонденция
  12. Работа с поступающим документами
  13. Кто ведет учет?
  14. Как нужно правильно вести учет входящей документации?
  15. Как вести учет исходящей корреспонденции?
  16. Зачем нужен учет корреспонденции?
  17. Журнал регистрации входящих и исходящих документов образец скачать – Законники
  18. Образец журнала регистрации входящих документов
  19. Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно
  20. Журнал регистрации исходящих документов
  21. 4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов
  22. Журнал регистрации входящих и исходящих документов: образец, форма
  23. Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов
  24. Его предназначение
  25. Форма
  26. Правила и требования по заполнению
  27. Исправление ошибок
  28. Сроки хранения
  29. Журнал регистрации входящих документов
  30. Составление номенклатуры дел

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно
Бизнес 8 июля 2018

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций.

Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может.

Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

  • Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
  • Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

  • Вышестоящие инстанции.
  • Нижестоящие организации.
  • Предприятия-партнеры.
  • Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств).

Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы.

Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Документы для нижестоящих организаций

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы.

Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями.

Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.

Документация в рамках одной организации

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот.

Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица.

Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от вида корреспонденции, в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

  • Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
  • Принтер.
  • Сканер.
  • Компьютерную электронную почту.
  • Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

  • Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
  • Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
  • Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

  • Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
  • Дата отправления.
  • Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
  • Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
  • Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
  • Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
  • Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
  • Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
  • Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
  • Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

  1. Вышестоящие инстанции.
  2. Нижестоящие организации.
  3. Фирмы-партнеры.
  4. Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
  5. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

  • Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
  • Дата получения.
  • Организация, направившая документ.
  • Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
  • Название документа.
  • Количество экземпляров.
  • Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия.

Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях).

В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции – дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя.

Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию.

На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов.

Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку.

Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма.

Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции.

На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя.

Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале.

Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия.

Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции – это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

  • Упорядочивает документооборот.
  • Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
  • Рационализирует обмен информацией внутри производства.
  • Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
  • Помогает быстро найти необходимый документ.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

Источник: .ru

Источник: https://monateka.com/article/281761/

Журнал регистрации входящих и исходящих документов образец скачать – Законники

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

Breaking News

Home / Трудовое право / Журнал регистрации входящих и исходящих документов образец скачать

Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания. Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте.

В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить. Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек.

При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек. Электронная Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel.

Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

  1. Порядковый номер входящего или исходящего документа;
  2. От кого получен документ или кому отправлен;
  3. Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
  4. Ответственный исполнитель документа;
  5. Примечание.

В некоторых случаях еще можно добавить графу «Куда отправлен документ».

Здесь указывается отдел или офис, куда был перемещен документ после его регистрации в журнале.

Важно

Оформление документа Правила и требования по заполнению

  • Для начала нужно заполнить титульный лист журнала.

Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета.

Внимание

Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.

  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства.

В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц.
Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа.

Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.

Образец журнала регистрации входящих документов

При отсутствии в организации СЭД можно вести журнал регистрации с помощью таких программ, как Word или Excel.

Регистрация входящих и исходящих документов образец Необходимо понимать, что журнал регистрации исходящих писем должен иметь такой же срок хранения, как и сами письма, зарегистрированные в нем.

Как правило, срок их хранения не превышает 3-5 лет, однако, существуют исключения.

Так, приказы по основной деятельности и кадровые документы имеют постоянный срок хранения, что подразумевает и наличие постоянного срока хранения у журнала регистрации.


Чтобы избежать путаницы и не хранить большое количество журналов в архиве, рекомендуем завести отдельный журнал регистрации для исходящих документов с постоянными сроками хранения.

В данном журнале будут регистрироваться только те документы, срок хранения которых является постоянным.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.

Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту.

Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов.

В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.
К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

Журнал регистрации исходящих документов

Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь.

Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.

От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии.

Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение.

Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов Сроки хранения После того как журнал будет закрыт, его хранят в архиве предприятия в течение 3-5 лет (те же 5 лет хранятся и такие документы как журнал кассира-операциониста, журнал учета рабочего времени, журнал учета проверок органами государственного контроля, учета бланков строгой отчетности, и журнал проверок осуществления воинского учета.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Его предназначение Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность

  • Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
  • Ускорить срок выполнения указаний руководителя;
  • Повысить дисциплину и производительность труда в организации.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции.

В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

  • Входящих документов;
  • Исходящих документов;
  • Для внутренних документов.

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Форма Они не имеют официально утвержденной формы.

Источник: http://advokat55.com/zhurnal-registratsii-vhodyashhih-i-ishodyashhih-dokumentov-obrazets-skachat/

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: образец, форма

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:

  • Различные рекламные листовки;
  • Ознакомительные материалы;
  • Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Его предназначение

Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность

  • Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
  • Ускорить срок выполнения указаний руководителя;
  • Повысить дисциплину и производительность труда в организации.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

  • Входящих документов;
  • Исходящих документов;
  • Для внутренних документов.

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом:

Форма

Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации.

Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради.

 В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.

https://www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcI

В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

  1. Порядковый номер входящего или исходящего документа;
  2. От кого получен документ или кому отправлен;
  3. Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
  4. Ответственный исполнитель документа;
  5. Примечание.

Правила и требования по заполнению

  • Для начала нужно заполнить титульный лист журнала. Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета. Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.
  • Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.
  • Графа «Ответственный сотрудник за ведение журнала» тоже должна быть заполнена соответствующим образом.
  • Страницы в журнале необходимо пронумеровать.
  • После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале.

В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии. В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.

Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео:

Исправление ошибок

Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

  • Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа, и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224. Делопроизводитель Соловьева В.А». Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом.
  • Если письмо оприходовано неверно. Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.
  • Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки, допущенные при регистрации входящих и исходящих документов.

Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.

От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии. Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение.

Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов 

Сроки хранения

После того как журнал будет закрыт, его хранят в архиве предприятия в течение 3-5 лет (те же 5 лет хранятся и такие документы как журнал кассира-операциониста, журнал учета рабочего времени, журнал учета проверок органами государственного контроля, учета бланков строгой отчетности, и журнал проверок осуществления воинского учета. Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.д.

В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному.

Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик:

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/zhurnaly/registratsii-vhodyashhih-i-ishodyashhih-dokumentov.html

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

Индекс (№) документа

Дата документа

Исх. № документа

Автор документа

Краткое содержание (заголовок)

Исполнитель

Подпись исполнителя

Примечание

Дата поступления документа

00.00.0000

1/01-3

00.00.0000

117/1-4

ВВЦ быв.

ВДНХ

Об отмене выставки «Информ-2006»

Белов

00.00.0000

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированныйперечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке.

Номенклатура дел предназначена дляорганизации группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации иучета дел, определения сроков их храненияи является основой для составленияописей дел постоянного и временного(свыше 10 лет)хранения, а также для учетадел временного (до 10 лет включительно)хранения.

Сроки хранения документов определяютсяПеречнем типовых управленческихдокументов, образующихся в деятельностиорганизаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральнойархивной службы России 6 октября 2000 г.

В организациях составляются номенклатурыдел структурных подразделений и своднаяноменклатура дел организации.

Номенклатура дел структурногоподразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства,согласовывается с архивом и службойДОУ, подписывается руководителемподразделения и представляется в службуДОУ. Вновь созданное подразделениеобязано в месячный срок разработатьноменклатуру дел подразделения ипредоставить ее в службу ДОУ.

Сводная номенклатура дел составляетсяслужбой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел в конце каждогогода уточняется и вводится в действиес 1 января следующего календарного года.В случае коренных изменений функций иструктуры организации сводная номенклатурадел составляется и согласовываетсязаново.

Названиями разделов номенклатуры делорганизации являются названия структурныхподразделений. В сводной номенклатуредел разделы располагаются в соответствиис утвержденной структурой организации.Периодические издания в номенклатурудел не включаются.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1– проставляется индекскаждого дела, включенного в номенклатуру.Индекс дела состоит из установленногов организации цифрового обозначенияструктурного подразделения и порядковогономера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскимицифрами,например:12-05, где 12 – обозначение структурногоподразделения, 05 – порядковый номерзаголовка дела по номенклатуре.

Первымразделом номенклатуры является«секретариат» («дирекция», «отдел ДОУ»,«общий отдел») ему присваивается индекс1, другие структурные подразделениярасполагаются по степени значимости.

При отсутствии структурных подразделенийв качестве разделов можно использоватьнаправления деятельности предприятияили должности руководителей и специалистов:1- генеральный директор, 2- заместительдиректора, 3- коммерческий директор.В номенклатуре дел рекомендуетсясохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разныхструктурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графе 2 – включаются заголовкидел (томов, частей).Заголовок деладолжен четко, в обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документовдела. Не допускается употребление взаголовке дела неконкретных формулировок(разные материалы, общая переписка), также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов,располагаемых в следующей последовательности:название вида документа (переписка,приказы); название организации илиструктурного подразделения (автордокумента); название организации, которойбудут адресованы или от которой будутполучены документы (адресат иликорреспондент документа); краткоесодержание документов дела; названиеместности (территории), с которой связаносодержание документов дела; дата(период), к которой относятся документыдела.

В заголовках дел, содержащих документыпо одному вопросу, но не связанныхпоследовательностью исполнения, вкачестве вида дела употребляется термин«документы», а в конце заголовка вскобках указываются основные разновидностидокументов, которые должны бытьсгруппированы в дела (планы, отчеты,доклады), например: «Документыо проведении тематических выставок(планы, списки, доклады, характеристикиэкспонатов)».

В заголовках дел, содержащих переписку,указывается, с кем и по какому вопросуона ведется. В заголовках дел содержащихпереписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указываетсяих общее видовое название, например: «Переписка с архивными учреждениями окомплектовании Архивного фонда РоссийскойФедерации научно-техническойдокументацией».

В заголовках дел,содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние неперечисляются, например:«Перепискаоб организации семинаров и совещанийпо вопросам документирования управленческойдеятельности».

В заголовках делауказывается конкретный корреспондент,если переписка ведется только с ним,например:«Перепискас ВНИИДАТ по вопросам научно-методической работы».

При обозначении в заголовках деладминистративно-территориальных единицучитывается следующее: если содержаниедела касается нескольких однородныхадминистративно-территориальных единиц,в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается ихобщее видовое название, например:«Переписка сглавами администраций областей осоциальной защите населения».

Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы(населенного пункта), ее (его) названиеуказывается в заголовке дела, например:«Переписка сфилиалами РГАНТД (г.Самара) об использованииархивных документов».

В заголовках дел, содержащих плановуюили отчетную документацию, указываетсяпериод (квартал, год), на (за) которыйсоставлены планы (отчеты), например: «Годовые отчетыЗАО «Большевский текстиль» о работеавтотранспорта».

Если дело состоит из нескольких томовили частей, то составляется общийзаголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома(части), уточняющие содержание заголовкадела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатурыдел определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, и ихвзаимосвязью. Вначале располагаютсязаголовки дел, содержащихорганизационно-распорядительнуюдокументацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессеформирования и оформления дел.

Графе 3– заполняется по окончаниюкалендарного года.

В Графе 4- указываются срокхранения дела, номера статей по перечню,а при его отсутствии – по типовой илипримерной номенклатуре дел илисогласованный со службой ДОУ срокхранения.

В графе 5 – «Примечание»указываются названия перечней документов,использованных при определении сроковхранения дел, проставляются отметки озаведении дел, переходящих делах(например, переходящие с 2000 г), выделениидел к уничтожению, о лицах, ответственныхза формирование дел, передаче дел вдругую организацию для продолжения идр.

Если в течение года в организациивозникают новые документированныеучастки работы, непредусмотренныедела, они дополнительно вносятся вноменклатуру. Для вновь заводимых делв каждом разделе номенклатуры оставляютсярезервные номера.

По окончанию года в конце номенклатурыдел делается итоговая запись о количествезаведенных дел (томов).

Киноцентр«Темп» УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ Генеральный директор кино центра

00.00.0000 № 00 подпись И.О.Фамилия

на 0000 год

Индекс

Заголовок дела

(тома, части)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название разделов

1-1

1. Секретариат

Устав киноцентра «Темп»

1

3 г. после замены новым ст. 37

1-2

Протоколы совещаний руководства киноцентра по основной деятельности

2

5 л. ст. 13

1-3

Приказы руководства по основной деятельности

1

ДМН (до минования надобности) ст. 19 а

2. Производственный отдел

2-1

Протоколы заседаний худсовета по репертуарным вопросам

1

10 л. ст. 799

2-2

Сценарные, репертуарные планы и рекомендательные списки к/ф

2

5 л. ст. 804

2-3

Переписка с иностранными партнерами по вопросам приобретения и проката кинофильмов

1

5 л. ст. 966 б

3. Бухгалтерия

3-1

Годовой баланс киноцентра

1

10 л. ст. 303 а

3-2

Лицевые счета по заработной плате сотрудников киноцентра

5

75 л. – «В» ст. 311 а

3-3

Контракты. Договора с организациями о киноконцертной деятельности

2

3г. ст. 337

4. Отдел кадров

4-1

Приказы по личному составу на сотрудников киноцентра

1

75 л. ст. 19 б

4-2

Личные карточки ф. Т-2 на сотрудников киноцентра

15

75 л. – «В» ст. 500 а

Секретарь подпись И.О.Фамилия

Зав.архивом подпись И.О.Фамилия

Итоговая записьо категориях и количестве дел, заводимыхв _______ году в организации (структурномподразделении)

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Секретарь подпись И.О.Фамилия

Зав.архивом подпись И.О.Фамилия

Источник: https://StudFiles.net/preview/5333023/page:2/

Правничок
Добавить комментарий