Необходимость ведения журнала учета рабочего времени работников в компании

Содержание
  1. Журнал учета рабочего времени: руководство по заполнению
  2. Что такое рабочее время и зачем нужно вести его учет?
  3. Что такое журнал учета рабочего времени и какими способами его можно вести?
  4. 1) Журнал учета рабочего времени – важный документ в каждой компании
  5. 2) Как лучше вести журнал учета рабочего времени?
  6. Особенности ведения журнала учета рабочего времени
  7. Пункт №1. В какой форме в журнале нужно вести учет рабочего времени?
  8. Пункт №2. Как правильно заполнять журнал учета рабочего времени?
  9. Журнал учета рабочего времени сотрудников: срок хранения, распоряжение о ведении
  10. Понятие и обязательность ведения
  11. Его предназначение
  12. Форма
  13. Приказ о ведении
  14. Оформление документа
  15. Требования
  16. Заполнение
  17. Общие правила
  18. Нюансы для специальных профессий
  19. Периодичность заполнения
  20. Прошивание
  21. Ответственный за ведение
  22. Срок хранения
  23. Журнал учета сверхурочных работ: образец заполнения
  24. Основные понятия
  25. Для чего необходим журнал?
  26. Правила ведения
  27. Образцы необходимых документов
  28. Приказ
  29. Табель
  30. Журнал

Журнал учета рабочего времени: руководство по заполнению

Необходимость ведения журнала учета рабочего времени работников в компании

Журнал учета рабочего времени: 7 причин вести такой журнал + 3 типа учета рабочего времени + 2 способа ведения записей + 7 ячеек, которые должны быть в книге.

Трудовое законодательство разработано для того, чтобы уложить отношения наемного сотрудника и работодателя в рамки права.

Оно не позволяет ни нанимающей стороне эксплуатировать работника, ни рабочим садиться на голову своему начальству.

Согласно трудовому законодательству, все организации должны вести журнал учета рабочего времени, чтобы выплата заработной платы проводилась максимально честно и беспристрастно.

Существует ряд правил и требований к ведению этого журнала, которые ответственное за данное задание лицо должно знать и выполнять.

Что такое рабочее время и зачем нужно вести его учет?

Любой работодатель заинтересован в том, чтобы платить своему работнику лишь за то время, что он трудился. С этой целью в Трудовом кодексе и было разграничено рабочее время и нерабочее (выходные и праздничные дни).

Рабочее время – это время, которое работник должен проводить на месте своего труда в соответствии с внутренним распорядком организации, выполняя при этом свои прямые трудовые обязанности.

Благодаря учету рабочего времени можно:

  • точно определить, сколько часов сотрудник отработал в месяц;
  • какая сумма заработной платы ему положена за этот период;
  • выявить тех, кто не явился на работу без уважительной причины и без предупреждения начальства;
  • обнаружить, не отсутствуют ли сотрудники на своем рабочем месте дольше, чем позволяет время, отведенное на обед;
  • фиксировать время ухода работников с места службы (если вы уходите раньше, то это нарушение трудового законодательства, но и работа сверх нормы должна оплачиваться отдельно);
  • регистрировать прогулы, больничные и отпускные, что оплачиваются отдельно;
  • учитывать время, которое сотрудник провел на работе с вычетом выходных и праздничных дней, отгулов, больничных, отпусков и т.д.

Как видите, ведение учетной документации – необходимое занятие в любой компании, без которого трудно обойтись.

Заниматься фиксацией времени, проведенного на рабочем месте, может кто угодно: руководитель, кадровик, бухгалтер, секретарь, дежурный на проходной и т.д. Главное, чтобы он точно знал о своей обязанности.

Эта обязанность работника может быть указана в договоре изначально или возложена на него позже в связи с соответствующим приказом.

Не стоит легкомысленно относиться к возложенной на вас ответственности. Если трудовая инспекции обнаружит нарушения в ведении учета времени, вы, как ответственное за это лицо, понесет административное наказание.

Что такое журнал учета рабочего времени и какими способами его можно вести?

В трудовом законодательстве не прописано строго, с помощью чего именно нужно вести учет времени, проведенного сотрудниками на работе.

Любой кадровик может разработать свои бланки и пользоваться ими.

Но все же, во избежание путаницы, лучше воспользоваться специальными бланками.

1) Журнал учета рабочего времени – важный документ в каждой компании

Время, которое каждый из сотрудников должен проводить на рабочем месте, регулируется не только законодательством страны, но и внутренним распорядком самой организации.

Для того чтобы точно просчитать, сколько именно часов сотрудник провел на своем месте службы, нужен специальный журнал. Его ведение позволит вам избежать как конфликтов с работниками по поводу фактически отработанных часов, так и недоразумений с трудовой инспекцией.

Журнал учета рабочего времени – это разграфленная книга, в которой ответственное лицо обозначает, сколько именно часов ежедневно каждый из сотрудников трудился.

В журнале учета рабочего времени вы фиксируете:

  • время, проведенное каждым из работников на месте своей службы;
  • прогулы;
  • опоздания;
  • больничные;
  • уходы раньше срока;
  • переработки;
  • задержки с обеда и т.д.

Работодатель полностью контролирует, сколько отработал каждый из его подчиненных. Подобные данные позволяют, как премировать особо усердных подчиненных, что не нарушают трудовую дисциплину и готовы трудиться сверхурочно, так и наказывать разгильдяев.

Именно с помощью журнала можно зафиксировать, присутствовал или отсутствовал работник на месте своей основной службы в конкретный день. Именно отсутствие в течение нескольких часов без уважительной причины может служить причиной расторжения договора со стороны работодателя.

2) Как лучше вести журнал учета рабочего времени?

Владелец компании, заинтересованный в порядке по ведению документации в своем хозяйстве, имеет некую свободу выбора в том, как именно контролировать процесс.

Трудовая инспекция не станет вас штрафовать, если вы выберете любой удобный для себя способ. Главное, чтобы время, проведенное работниками на своем месте службы, фиксировалось и при этом – фиксировалось правильно.

  1. Традиционный.

    Вы покупаете или создаете собственноручно обычный бумажный журнал. Заполняете его вручную, фиксируя, сколько именно времени каждый из сотрудников провел на своем месте труда.

    Если не хотите тратить силы на самостоятельную изготовку такого журнала, то его можно купить в книжном магазине или маркете канцтоваров. Стоимость его небольшая: 100-300 рублей.

    Еще один вариант обзавестись такой книгой учета – заказать покупку в интернете. Вот, например, на этом сайте http://www.hr-ok.ru/e-store/office/5150 вы можете купить множество полезных для кадровика вещей.

    Есть и другие сайты для покупки такой учетной документации:

    • http://blanki.by/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni.html
  2. Электронный.

    Если вы поклонник новых технологий, то совсем необязательно контролировать рабочее время своих сотрудников дедовскими методами – вручную с помощью сшитой книги. Можно обратиться к электронному варианту.

    Электронный вариант журнала мало чем отличается от обычного бумажного, просто работать с ним вы можете прямо на своем компьютере.

    Правда в этом случае стоит позаботиться о создании резервных копий, чтобы поломка компа или вирусы не уничтожили столь важные данные.

    Найти необходимые программы можно на следующих сайтах:

    • http://staff-base.net/jurnal.html
    • http://ppt.ru/news/138254
    • http://101million.com/dokumenty/zhurnaly/ucheta-rabochego-vremeni.html

Смотрите сами, как вам удобнее вести учет: традиционным или более новаторским методом.

К примеру, Ольга – кадровик одной из государственных организаций Киева – практикует одновременно оба варианта.

Говорит, что это стоит определенных усилий, зато она уверена в том, что важные данные не пропадут.

Особенности ведения журнала учета рабочего времени

Ведение такой учетной книги – достаточно простое задание и, если подойти к делу со всей ответственностью, то трудностей не возникнет.

Пункт №1. В какой форме в журнале нужно вести учет рабочего времени?

Согласно законодательству Российской Федерации, учет времени работы в журнале ведется по одному из трех образцов:

  1. Ежедневная фиксация.

    Наиболее распространенный тип фиксации.

    Кадровый работник или другое уполномоченное лицо ежедневно отмечает, когда специалист явился на работу, когда, ушел с нее. Заверяются данные подписью сотрудника, которого и касается запись.

    Такой вид контроля практикуется тогда, когда наемным рабочим ежедневно на месте службы нужно проводить одинаковое количество часов.

  2. Еженедельная фиксация.

    Если должностное лицо не должно ходить на работу ежедневно и отбывать каждый день определенное количество часов, но при этом оно обязано выполнять объем работы, указанный в его трудовом договоре, то лучше использовать еженедельную систему контроля.

    Информация о количестве проведенных на месте работы сотрудником часов заносится в конце каждой недели.

  3. Суммированная фиксация.

    Если производство не прекращается никогда – организация работает круглые сутки, а график у ее работников – плавающий, то лучше использовать суммированный учет. Все данные заносятся в журнал в конце месяца.

Заполнение табеля учета рабочего времени: 15 правил

Руководство само должно решить, какую именно форму использовать, и проинформировать в письменном виде сотрудника, которые и будет контролировать рабочее время тружеников компании.

Пункт №2. Как правильно заполнять журнал учета рабочего времени?

В Трудовом кодексе и других официальных документах не указано, как именно должен проводиться контроль времени.

Оформление записей регулируется внутренними приказами. Например, начальник Иван Иванович выдает приказ, согласно которому секретарь Анна Владимировна должна вести учет трудового времени всех сотрудников ежедневно. Ей же предстоит прошить все страницы журнала, пронумеровать их и скрепить все печатью компании.

Традиционно в книге оформляют вот такие ячейки:

1.№ по порядку
2.ФИО сотрудника
3.Дата
4.Время прихода сотрудника на рабочее место
5.Время его ухода с работы
6.Причина, по которой работнику приходилось покидать рабочее место в течение дня
7.Подпись работника

Ячейки могут быть и другими. Главное, чтобы журнал был разграфлен. Например, вот так:

Этих граф вам хватит, чтобы вести полный учет и не нарваться на административное наказание, если к вам с проверкой пожалует трудовая инспекция.

А вот так выглядит уже заполненный журнал:

Следует очень аккуратно вести записи, потому что любые исправления в официальных бумагах недопустимы.

Если все же была допущена неточность, то неправильную запись следует зачеркнуть и создать новую. Эти правки подтверждаются подписью лица, что ведет учет.

Обязательные условия трудового договора: 10 требований

О том, как грамотно заполнять журнал учета

рабочего времени, расскажут специалисты:

Хранить журнал учета рабочего времени нужно не менее пяти лет. После окончания этого срока он может быть уничтожен. Единственное исключение из данного правила – организации с чрезвычайно опасными или тяжелыми условиями труда, где подобная отчетность храниться 75 лет.

  • Твиттер

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Источник: https://dnevnyk-uspeha.com/rabota-i-karera/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni.html

Журнал учета рабочего времени сотрудников: срок хранения, распоряжение о ведении

Необходимость ведения журнала учета рабочего времени работников в компании

Трудовой Кодекс обязывает работодателей производить учет всего отработанного времени всех своих сотрудников, обычно для этого используется табель учета отработанного времени. Но в некоторых компаниях в дополнение к этому также заводят еще журнал для учета рабочего времени.

Понятие и обязательность ведения

Основное отличие журнала для учета рабочего времени от табелей состоит в том, что в последнем учитывают количество отработанных часов, а в журнале отмечается время прихода сотрудника и его ухода. Законодательство не обязывает администрацию предприятия вести его в обязательном порядке, поэтому это решает сам работодатель.

Данный документ оформляется в виде журнала, в котором в столбцы вносятся необходимые данные, а в строки вписываются конкретные работники и информация об их рабочем дне.

Для тех, кто ведет учет рабочего времени при помощи 1С, будет полезно следующее видео:

Его предназначение

Ведение журнала преследует несколько целей:

  • Учет времени появления на работе и ухода сотрудников организации;
  • Учет опозданий и ухода с работы раньше установленного времени;
  • Мотивация работников соблюдать график рабочего распорядка;
  • Отсутствие работника на предприятии полный день;
  • Учет отработанных часов отличающихся от нормальной нормы: сверхурочная работа, ненормированный рабочий график, работа в праздники и выходные.

В конце месяца по результатам, занесенным в  журнал будут составляться табеля учета рабочего времени, или табельщик просто с ним сверяется.

Форма

Этот журнал не имеет унифицированной либо рекомендованной форм, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно в соответствии со своими потребностями. В журнале может учитываться следующая информация:

  • ФИО сотрудника;
  • Наименование должности и структурное подразделение;
  • Время появления на работе;
  • Время ухода с работы;
  • Количество отработанных часов;
  • Выход на рабочее место в выходные и праздничные дни, привлечение к сверхурочным работам;
  • Причина привлечения сотрудников к работе свыше установленных норм;
  • Роспись сотрудника и ответственного, подтверждающая достоверность сведений.

В журнале могут быть отражены все сведения сразу, либо можно завести несколько журналов, предназначенных для разных случаев:

  • Общий журнал;
  • Журнал, учитывающий сверхурочное рабочее время;
  • Журнал для должностей имеющих сменный график;
  • Журнал для учета отработанного времени должностей с ненормированным рабочим графиком;
  • Журнал для учета отработанного времени отдельных категорий сотрудников предприятия.

Приказ о ведении

Журнал учета рабочего времени будет относиться к внутренним документам организации и частью ее делопроизводства, а значит, его ведение должно быть оформлено соответствующим образом. В первую очередь необходимо разработать форму журнала и утвердить ее приказом-распоряжением.

Затем издается следующий приказ, непосредственно о введение журнала в действие. Оно составляется в свободной форме и в нем подробно расписывается следующая информация:

  • Порядок использования журнала;
  • Ответственные за его ведение;
  • Обязанность работников являться к ответственному работнику для отметки.

Далее приказ подписывает руководитель и содержащаяся в нем информация доводится до сведения работников. Также необходимость ведения журнала можно внести в один из локально – нормативных актов предприятия: правила распорядка рабочего дня, инструкцию по делопроизводству.

Оформление документа

При оформлении журнала учета рабочего времени необходимо следовать правилам оформления всех остальных журналов, ведущиеся на предприятии – в соответствии с правилами оформления таких документов.

Пример граф основного раздела журнала

Требования

К оформлению журнала учета рабочего времени работников в компании предъявляются требования, указанные ниже:

  • На обложке должно стоять наименование журнала;
  • На титульном листе должно быть указано полное наименование компании и ее отделения, к которому относится журнал;
  • Здесь же необходимо указать дату начала внесения записей в журнал. А после того, как будет сделана последняя запись, ставится дата завершения ведения журнала;
  • На последнем форзаце указывают ответственного за ведение документа.

Табель учёта рабочего времени и его ведение описаны этим видеороликом:

Заполнение

Журнал заполняет ответственный сотрудник, все данные должны вноситься строго в колонки, предназначенные для них. Если предусмотрена графа для подписей, то расписывающийся работник должен быть ознакомлен с записью.

Доступ к журналу должен иметься только у сотрудника, отвечающего за его ведение.

Скачать бесплатно бланк журнала вы можете здесь.

Образец заполнения журнала учета рабочего времени

Общие правила

При ведении журнала необходимо придерживаться следующих правил:

  • Записи в журнале делаются только ручкой, в нем не должно быть записей, сделанных карандашом;
  • Если есть необходимость исправить запись, то неправильная зачеркивается, а сверху пишется нужный вариант. Пользоваться корректором не стоит;
  • Все записи необходимо вносить так, чтобы они были написаны разборчиво и аккуратно;
  • Все записи должны идти подряд, пустых строк не должно оставаться.

Нюансы для специальных профессий

Поскольку для журнала нет унифицированной формы, а его ведение не предусмотрено законом, то все нюансы ведения для различных профессий (пр. военнослужащих по контракту, педагога-психолога и т.п.) будут зависеть от формы разработанного журнала и того, какая информация в нем отражается.

Периодичность заполнения

Периодичность заполнения журнала зависит от того, какие данные вносятся  в данный документ, но в любом случае должно соблюдаться правило: «заполнение журнала по факту». Это значит, что записи вносятся в журнал непосредственно при появлении работника на его рабочем месте или при его уходе.

Прошивание

Журнал учета необходимо оформлять, как и все прочие журналы, то есть пронумеровать и прошить. Нумерация должна быть сквозной, начиная с первого листа. Затем журнал прошивается, и прошивка пломбируется прямоугольником бумаги, на котором указано количество прошитых листов.

Ответственный за ведение

Работника, который будет отвечать за ведение журнала назначает руководитель. Чаще все эта обязанность возлагается на следующие должности:

  • Охранник или вахтер на входе на территорию предприятия или здания;
  • Секретарь, ведущий делопроизводство организации;
  • Сотрудник отдела кадров.

На две последние должности обязанность по ведению журнала целесообразно возлагать, только если численность работников предприятия не велика.

Срок хранения

Поскольку журнал учета рабочего времени работников не входит в перечень обязательной документации, то и конкретные сроки хранения для него не определены. Исходя из того, что журнал является первичным документом для составления табеля, то сроки хранения этих документом должны быть равны.

Таким образом, можно выделить два срока хранения журнала:

Поскольку журнал может вестись не один год, то срок его хранения необходимо отсчитывать от даты последней записи.

Журнал учета рабочего времени работников, хотя и не является обязательным к ведению документом, ведется на многих предприятиях. Он является часть делопроизводства организации, поэтому при его ведении и оформлении необходимо соблюдать правила оформления документации.

Суммированный учет рабочего времени и правила его ведения рассмотрены этим видеороликом:

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/zhurnaly/ucheta-rabochego-vremeni.html

Журнал учета сверхурочных работ: образец заполнения

Необходимость ведения журнала учета рабочего времени работников в компании

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Учет и отчетность > Журнал учета сверхурочных работ: образец заполнения

Законодательство РФ предписывает нанимателю строго и добросовестно учитывать длительность рабочего времени и отработанных сверхурочных часов.

Трудовой кодекс 99 статьей регулирует порядок сверхурочной работы: понятие, продолжительность, регламент ситуаций, когда работник должен дать документальное согласие, а какие ситуации считаются экстренными и согласие не требуется. Среди видов учета выделяют: приказ, ведомость и журнал.

Основные понятия

Согласно ст.99 ТК РФ, работа считается сверхурочной, когда выполняется по приказу руководителя и превышает рабочее время сотрудника.

Сверхурочная работа документально в обязательном порядке фиксируется приказом или табелем.

Журнал учета – это необязательная произвольная форма учета сверхнормативного времени, в которой указываются ФИО работника, количество сверхурочных часов, дата выполнения.

В ст.99 ТК указано, что наниматель должен производить точный учет, но в каком виде этот учет должен производиться не указано. Законодательно правила или форма ведения журнала не закреплены ни в одном нормативном акте.

Сверхурочная работа

В России три способа контроля трудового времени:

  1. Каждый день. Классический расчет графика в случае, если работники приходят на работу ежедневно. Высчитывается средний показатель часов в день. Для большинства персонала при 5-дневке это не менее 8 часов. Учет ведется поденно. Больше указанного интервала считается переработкой.
  2. Раз в неделю. Происходит тогда, когда служащие выработают за неделю все нормо-часы, зафиксированные в договоре. Сверхурочкой пойдет работа, выполненная сверх этого. Журнал заполняется раз в неделю.
  3. Суммировано. Такой подсчет времени удобен в ситуации круглосуточного предприятия, при вахтовом методе работы сотрудников. Отметки о норме и сверхнорме указываются раз в месяц, в два, полгода или другого удобного для руководителя периода.

Для чего необходим журнал?

Журнал учета не относится к обязательной документации. При этом, многие руководители и кадровики используют данный способ учета, поскольку документ:

  • регистрирует случаи работы, выполненные сотрудниками сверх нормированного трудового режима
  • упорядочивает привлечение служащих к сверхурочным работам
  • упрощает процедуру подсчета денежного вознаграждения
  • контролирует компенсирующие выплаты в виде денежного вознаграждения или отгулов

Правила ведения

Трудовой кодекс не регламентирует ни порядок ведения, ни внешний вид журнала. Каждое предприятие самостоятельно устанавливает правила учета. В зависимости от штата сотрудников ведет журнал:

  • руководитель
  • заместитель
  • кадровик
  • другое назначенное лицо

В должностных обязанностях указывается факт ведения журнала.

Существенные нюансы при заполнении:

  • учет должен быть точным, поскольку от этого зависит соблюдение российского законодательства (не более 4 часов на протяжении 2 дней кряду, 120 ч в год)
  • задержка на работе по собственному желанию сотрудника не учитывается как сверхнормативное время и, соответственно, не оплачивается
  • у журнала на последней странице должно быть место для подписи заверителя
  • удобнее иметь в документе несколько сквозных отверстий для шнуровки, но он не должен быть прошнурованным

В таблицу нужно вносить следующие сведения:

  • ФИО работника
  • его должность
  • причину сверхурочки
  • дату
  • количество отработанных часов
  • реквизиты письменного согласия

Не нужно указывать в журнале вид компенсации (деньги или отгул), поскольку решение персонала может измениться и придется переделывать/исправлять документ.

Образцы необходимых документов

Любая сверхурочная работа начинается с приказа. При необходимости получить согласие работника, зафиксированное на бумаге, и/или профсоюза. Только после проведения работ данные заносятся в журнал.

Приказ

Пример приказа

Приказ, как любой другой документ, должен иметь:

  • «шапку»
  • вводные данные (название, дата, номер)
  • основную часть
  • заключение (ФИО, подпись)

Табель

Пример табеля

В данном документе сверхурочка обозначается буквой «С» или кодом «04». Графа, в которой указывается данный вид работ, находится под номером 4 (форма № Т-13) или 6 (форма № Т-12). Под указателем ставится цифра, обозначающая количество часов, отработанных сверхурочно.

Журнал

Журнал учета имеет произвольную форму, удобную для конкретной организации. Один из примеров введения документа учета на рисунке.

Журнал учета

В ТК РФ указано, что руководитель обязан осуществлять учет переработанного времени своих служащих. В каком виде производить подсчет, законодательством не регламентируется. Журнал является необязательной, но удобной и полезной для руководителя формой учета сверхурочной работы.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/uchet/zhurnal-ucheta-sverhurochnyh-rabot.html

Правничок
Добавить комментарий