Личная карточка работника: для чего нужна и как ее заполнять правильно

Форма Т-2 – личная карточка работника: как правильно оформлять

Личная карточка работника: для чего нужна и как ее заполнять правильно

Закреплённый законодательством образец, на основании которого на любом предприятии ведётся личная карточка работника, — форма Т-2. Из документов по этой форме составляется общая картотека предприятия.

Она может упорядочиваться по алфавиту или же по структурным подразделениям, если организация достаточно крупная. Унифицированная форма Т-2 содержит все данные о работнике и о совершаемой им деятельности.

Документ ведётся на четырёх страницах: первые две должны быть заполнены, когда человек трудоустраивается; третья и четвёртая заполняются, когда он уже состоит в штате предприятия.

Организации должны вести такую картотеку. Индивидуальные предприниматели могут её и не вести, но иногда это бывает целесообразно и для них тоже: будет легче проводить учёт и отчитываться перед контролирующими органами. Ведением занимаются специалисты по кадрам.

Как и когда заполняется карточка Т-2

Посмотреть, как правильно заполнять такую карточку, можно, скачав образец заполнения формы Т-2. Заполнять форму можно вручную, хотя есть и немало программных решений, позволяющих автоматизировать процесс. Удобнее всего делать первые записи сразу после того, как издан приказ о приёме сотрудника на работу. Соответствующая запись в трудовой книжке дублируется в карточке.

Чтобы заполнить форму Т-2, необходимо собрать следующий пакет документов:

  • военный билет или приписное свидетельство (для военнообязанных лиц);
  • паспорт работника;
  • подтверждения квалификации и специальные знаний;
  • приказ о приёме на работу;
  • резюме или автобиография (при наличии);
  • страховое свидетельство работника;
  • трудовая книжка;
  • трудовой договор.

Дополнительные документы могут быть запрошены, исходя из специфики работы организации и из внутреннего регламента.

В процессе заполнения указываются коды по общероссийским классификаторам:

  • ОКАТО — место жительства;
  • ОКИН — информация о населении;
  • ОКПДТР — профессии рабочих, должностей и тарифных разрядов;
  • ОКСО — специальности по образованию.

Помимо этого, действуют следующие правила заполнения:

  1. Наименование организации должно быть указано полностью, в соответствии с учредительными документами.
  2. Табельный номер работника может включать в себя до шести цифр. Он не меняется в течение всего срока работы — от трудоустройства до увольнения.
  3. Должен быть указан характер работы — постоянный или временный. Также указывается вид работы — по совместительству или основная.
  4. Личные данные (фамилия, имя и отчество) пишутся полностью, а пол указывается буквой «М» либо «Ж».
  5. Запись о месте рождения должна быть не длиннее ста символов. При этом используются общепринятые сокращения для обозначения видов населённых пунктов.
  6. Гражданство работника указывается без сокращений.
  7. Если возникают проблемы с формированием записи об образовании, то можно дополнительно указать число оконченных курсов учебного заведения, сделав запись о том, что данное образование не является полным, или же указать только полное, которое сотрудник имеет на данный момент. Решение об этом принимает кадровая служба, исходя из того, насколько точные и подробные данные об образовании важны для организации.

Какие сведения должны содержаться в личной карточке работника

Заполненный бланк формы Т-2 обязательно содержит следующую информацию:

  • Графа «Алфавит» на титульном листе должна содержать первую букву фамилии.
  • В разделе «Общие сведения» указываются, в частности, знание иностранного языка (свободное владение, умение читать и объясняться, чтение и перевод со словарём) и стаж (по записям в трудовой книжке).
  • В разделе «Сведения о воинском учёте» содержатся сведения о сотруднике, если он является офицером запаса или подлежит призыву (информация из военного билета). Это категория запаса, состав, кодовое обозначение военно-учётной специальности, категория годности (А — годен, Б — годен с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен, Г — временно не годен), нахождение на воинском учёте (заполняется карандашом), воинское звание (если гражданин только подлежит призыву на военную службу, делается соответствующая запись). Кроме того, есть пункт о снятии с военного учёта (по возрасту или по состоянию здоровья).
  • В разделе «Приём на работу, переводы на другую работу» записываются данные о том, на основании какого документа сотрудник был принят на новую или переведён на другую должность (сам работник обязательно расписывается под этими сведениями).
  • Раздел «Отпуск» содержит сведения обо всех отпусках, которые были предоставлены человеку согласно внутренним правилам организации.
  • В разделе «Дополнительные сведения» может быть записана любая информация, имеющая значение в рамках совершаемой человеком деятельности. Например, это могут быть категория инвалидности, наличие водительского удостоверения и так далее.

Можно скачать форму Т-2  — личную карточку работника — и использовать её как образец для ведения картотеки в своей организации.

Проект компании «МедиаКит»

Источник: https://dezhur.com/db/buhgalteriya/forma-t-2-lichnaya-kartochka-rabotnika-kak-pravil-no-oformlyat.html

Как правильно заполнить личную карточку работника (пример)

Личная карточка работника: для чего нужна и как ее заполнять правильно

Если у вас есть сотрудники, вам в любом случае придется заполнять личную карточку. Ее наличие всегда проверяют трудовые инспекторы. На многих предприятиях такой документ есть, но, как правило, в электронном виде. Обязательно ли иметь ее в печатном варианте? Может ли ее отсутствие повлечь негативные последствия для организации? Рассмотрим все нюансы заполнения личной карточки.

Для чего

Личная карточка – документ первичной учетной документации по труду нужно и его оплате.

В ней отражают персональные данные работника, а также сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении.

Форма

Личная карточка – бланк строгой отчетности. Для ее оформления нужно использовать шаблон, утвержденный постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (форма № Т-2 «Личная карточка работника»).

Личная карточка оформляется в первый день приема на работу каждого сотрудника.

Правила заполнения личной карточки

Срок хранения личных карточек – 75 лет (п. 658 приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

При заполнении карточки часть информации записывается в виде кодов. Такие коды берутся из классификаторов информации, а именно:

  • о поле, гражданстве, национальности – из ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г.

    № 412;

  • об образовании – из ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержденного постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г.

    № 276-ст;

  • о профессиях, должностях – из ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержденного постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367;
  • о поселках, городах, областях и пр.

    – из ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 413.

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Формат

В законодательстве нет требований о том, в каком формате нужно вести личные карточки в организации: бумажном или электронном.

Но в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225) отмечено, что со всеми записями, вносимыми в трудовую книжку, работника необходимо ознакомить под роспись в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Также в личной карточке ставится подпись сотрудника, который отвечает за ведение кадрового делопроизводства.

Таким образом, личную карточку можно вести и в электронном виде. Но наличие ее бумажного варианта обязательно.

Пример заполнения личной карточки работника (форма № Т-2)

Источник: https://delovoymir.biz/kak-pravilno-zapolnit-lichnuyu-kartochku-rabotnika-primer.html

Правничок
Добавить комментарий