Форма Т-2 – личная карточка работника: как правильно оформлять
Закреплённый законодательством образец, на основании которого на любом предприятии ведётся личная карточка работника, — форма Т-2. Из документов по этой форме составляется общая картотека предприятия.
Она может упорядочиваться по алфавиту или же по структурным подразделениям, если организация достаточно крупная. Унифицированная форма Т-2 содержит все данные о работнике и о совершаемой им деятельности.
Документ ведётся на четырёх страницах: первые две должны быть заполнены, когда человек трудоустраивается; третья и четвёртая заполняются, когда он уже состоит в штате предприятия.
Организации должны вести такую картотеку. Индивидуальные предприниматели могут её и не вести, но иногда это бывает целесообразно и для них тоже: будет легче проводить учёт и отчитываться перед контролирующими органами. Ведением занимаются специалисты по кадрам.
Как и когда заполняется карточка Т-2
Посмотреть, как правильно заполнять такую карточку, можно, скачав образец заполнения формы Т-2. Заполнять форму можно вручную, хотя есть и немало программных решений, позволяющих автоматизировать процесс. Удобнее всего делать первые записи сразу после того, как издан приказ о приёме сотрудника на работу. Соответствующая запись в трудовой книжке дублируется в карточке.
Чтобы заполнить форму Т-2, необходимо собрать следующий пакет документов:
- военный билет или приписное свидетельство (для военнообязанных лиц);
- паспорт работника;
- подтверждения квалификации и специальные знаний;
- приказ о приёме на работу;
- резюме или автобиография (при наличии);
- страховое свидетельство работника;
- трудовая книжка;
- трудовой договор.
Дополнительные документы могут быть запрошены, исходя из специфики работы организации и из внутреннего регламента.
В процессе заполнения указываются коды по общероссийским классификаторам:
- ОКАТО — место жительства;
- ОКИН — информация о населении;
- ОКПДТР — профессии рабочих, должностей и тарифных разрядов;
- ОКСО — специальности по образованию.
Помимо этого, действуют следующие правила заполнения:
- Наименование организации должно быть указано полностью, в соответствии с учредительными документами.
- Табельный номер работника может включать в себя до шести цифр. Он не меняется в течение всего срока работы — от трудоустройства до увольнения.
- Должен быть указан характер работы — постоянный или временный. Также указывается вид работы — по совместительству или основная.
- Личные данные (фамилия, имя и отчество) пишутся полностью, а пол указывается буквой «М» либо «Ж».
- Запись о месте рождения должна быть не длиннее ста символов. При этом используются общепринятые сокращения для обозначения видов населённых пунктов.
- Гражданство работника указывается без сокращений.
- Если возникают проблемы с формированием записи об образовании, то можно дополнительно указать число оконченных курсов учебного заведения, сделав запись о том, что данное образование не является полным, или же указать только полное, которое сотрудник имеет на данный момент. Решение об этом принимает кадровая служба, исходя из того, насколько точные и подробные данные об образовании важны для организации.
Какие сведения должны содержаться в личной карточке работника
Заполненный бланк формы Т-2 обязательно содержит следующую информацию:
- Графа «Алфавит» на титульном листе должна содержать первую букву фамилии.
- В разделе «Общие сведения» указываются, в частности, знание иностранного языка (свободное владение, умение читать и объясняться, чтение и перевод со словарём) и стаж (по записям в трудовой книжке).
- В разделе «Сведения о воинском учёте» содержатся сведения о сотруднике, если он является офицером запаса или подлежит призыву (информация из военного билета). Это категория запаса, состав, кодовое обозначение военно-учётной специальности, категория годности (А — годен, Б — годен с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен, Г — временно не годен), нахождение на воинском учёте (заполняется карандашом), воинское звание (если гражданин только подлежит призыву на военную службу, делается соответствующая запись). Кроме того, есть пункт о снятии с военного учёта (по возрасту или по состоянию здоровья).
- В разделе «Приём на работу, переводы на другую работу» записываются данные о том, на основании какого документа сотрудник был принят на новую или переведён на другую должность (сам работник обязательно расписывается под этими сведениями).
- Раздел «Отпуск» содержит сведения обо всех отпусках, которые были предоставлены человеку согласно внутренним правилам организации.
- В разделе «Дополнительные сведения» может быть записана любая информация, имеющая значение в рамках совершаемой человеком деятельности. Например, это могут быть категория инвалидности, наличие водительского удостоверения и так далее.
Можно скачать форму Т-2 — личную карточку работника — и использовать её как образец для ведения картотеки в своей организации.
Проект компании «МедиаКит»
Источник: https://dezhur.com/db/buhgalteriya/forma-t-2-lichnaya-kartochka-rabotnika-kak-pravil-no-oformlyat.html
Как правильно заполнить личную карточку работника (пример)
Если у вас есть сотрудники, вам в любом случае придется заполнять личную карточку. Ее наличие всегда проверяют трудовые инспекторы. На многих предприятиях такой документ есть, но, как правило, в электронном виде. Обязательно ли иметь ее в печатном варианте? Может ли ее отсутствие повлечь негативные последствия для организации? Рассмотрим все нюансы заполнения личной карточки.
Для чего
Личная карточка – документ первичной учетной документации по труду нужно и его оплате.
В ней отражают персональные данные работника, а также сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении.
Форма
Личная карточка – бланк строгой отчетности. Для ее оформления нужно использовать шаблон, утвержденный постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (форма № Т-2 «Личная карточка работника»).
Личная карточка оформляется в первый день приема на работу каждого сотрудника.
Правила заполнения личной карточки
Срок хранения личных карточек – 75 лет (п. 658 приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
При заполнении карточки часть информации записывается в виде кодов. Такие коды берутся из классификаторов информации, а именно:
- о поле, гражданстве, национальности – из ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г.
№ 412;
- об образовании – из ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержденного постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г.
№ 276-ст;
- о профессиях, должностях – из ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержденного постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367;
- о поселках, городах, областях и пр.
– из ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 413.
Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.
Формат
В законодательстве нет требований о том, в каком формате нужно вести личные карточки в организации: бумажном или электронном.
Но в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225) отмечено, что со всеми записями, вносимыми в трудовую книжку, работника необходимо ознакомить под роспись в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Также в личной карточке ставится подпись сотрудника, который отвечает за ведение кадрового делопроизводства.
Таким образом, личную карточку можно вести и в электронном виде. Но наличие ее бумажного варианта обязательно.
Пример заполнения личной карточки работника (форма № Т-2)
Источник: https://delovoymir.biz/kak-pravilno-zapolnit-lichnuyu-kartochku-rabotnika-primer.html
