Компенсация за использование личного автомобиля: особенности ее оформления и начисления

Компенсация за использование личного автомобиля работника

Компенсация за использование личного автомобиля: особенности ее оформления и начисления

В практике организаций часто встречаются ситуации, когда личное имущество работников используется в служебных целях.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Наиболее распространенным является использование личного транспорта. 

При этом организация может:

  • использовать автомобиль работника в служебных целях;
  • арендовать автомобиль с экипажем;
  • арендовать автомобиль без экипажа;
  • оформить договор безвозмездного пользования (ссуды).

 Рассмотрим порядок учета компенсационных выплат за использование личного транспорта работника в служебных целях.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в бухгалтерском учете принимаются в полном объеме и учитываются на счетах учета затрат на производство в зависимости от целей, на которые используется данный транспорт и признаются в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация (п.17, п.18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. №33н).

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Пример №1

Согласно условиям трудового договора ЗАО «Лютик» ежемесячно выплачивает работнику (менеджер заводоуправления) компенсацию за использование личного легкового автомобиля (объем двигателя – 1 400 куб. см) в размере 2 000 рублей. Выплата осуществляется до 5 числа следующего за начислением компенсации месяца.

В бухгалтерском учете зао «лютик» будут сформированы следующие записи:

хозяйственной операцииДебетКредитСумма, в рублях
В июле 2014 г.:
Начислена компенсация за использование личного автомобиля за июль 2014 г.26732 000
Отражено постоянное налоговое обязательство (ПНО)Расчет: (2 000 руб. – 1 200 руб.) х 20%9968160
Начислен отложенный налоговый актив (ОНА)Расчет: 1 200 руб. х 20%0968240
В августе 2014 г.:
Выплачена из кассы сумма компенсации работнику73502 000
Погашен отложенный налоговый актив (ОНА)Расчет: 1 200 руб. х 20%6809240

Источник: https://rosco.su/press/kompensatsiya_za_ispolzovanie_lichnogo_avtomobilya_rabotnika/

Компенсация расходов за использование личного автомобиля

Компенсация за использование личного автомобиля: особенности ее оформления и начисления

Работник, который систематически использует собственный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, должен знать, какая компенсация расходов за использование личного автомобиля предусмотрена и на каких условиях ему положена. В этом вопросе есть много нюансов, о которых мы подробнее поговорим в статье.

Организация обязана компенсировать затраты на обслуживание машины, если она используется в служебных целях (ГСМ, амортизация автомобиля, парковка).

Для этого необходимо прописать данный пункт в должностной инструкции или взять письменное заявление работника, где будут указаны пункты о необходимости использования своего транспорта для выполнения служебных обязанностей.

В свою очередь, в организации должен быть издан приказ о компенсации за эксплуатацию личного транспорта работника, образец которого можно найти здесь.

Оплатить затраты работника на машину, которая была использована на благо организации, должна, соответственно, сама организация. Варианты оплаты расходов на автомобиль прописаны в ст. 188 ТК РФ.

Варианты компенсации:

  • Выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях на основании ТК РФ.
  • Оформление с работником договора аренды на личный автомобиль.
  • Оформление ссуды, которая в результате является безвозмездным пользованием автомобиля.

Как компенсировать

Рассмотрим наилучший для обеих сторон вариант компенсации расходов предприятия и минимизации налогового бремени.

Иногда используется договор ссуды, но это самый невыгодный вариант, так как, безвозмездно взяв в эксплуатацию автомобиль, вам придется в итоге признать его в качестве дохода, на который положен налог. Подробнее – в ст. 250 НК РФ. При этом размер данного дохода высчитывается на основании рыночной стоимости и должен быть подтвержден независимой оценкой.

Что касается варианта использования личного имущества со взятием его в аренду, то он гораздо лучше предыдущего. Соглашение аренды личного транспорта сотрудника более выгодно для обеих сторон. Кроме того, оформить необходимые документы намного легче и быстрее, как и выплачивать собственно компенсацию работнику.

Но наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе. Можно привести наглядный пример. Предприятие выделяет работнику денежные средства как компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях.

Сумма за полный месяц составляет 5000 рублей. Если сотрудник работает неполный месяц, сумма выплачивается пропорционально отработанному времени. Например, с 10 января 2017 года он ушел в отпуск на 2 недели и вернулся на работу 25 числа.

В январе – 21 рабочий день, из которых работник был на рабочем месте 7 дней.

Наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе фиксированной суммой.

Расчет компенсации: 5000 / 21 дн. х 7 дн. = 1 667 рублей должно быть выплачено по итогам месяца.

Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:

  • Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
  • Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
  • Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
  • Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.

Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.

Компенсация за транспорт и налоги

В том случае, если на предприятии работник использует свой личный транспорт для реализации служебных заданий, которые согласованы с руководством, необходимо этот момент указывать в бухгалтерских документах.

Налогообложение при этом касается не всей суммы компенсации, а только суммы в пределах законного норматива, независимо от того, какая это организация, с упрощенной или общей системой налогообложения. Подробнее – в ст. 264 и 346.16 НК РФ.

Чтобы было проще считать и осуществлять страховые взносы, многие организации устанавливают размер компенсации в границах с учетом норм налогообложения.

Нормативы компенсаций, в основном, зависят от объема двигателя транспорта. Подробнее это описано в Постановлении Правительства РФ № 92:

  • Легковые автомобили (объем двигателя до 2 тыс. куб.) – 1 200 руб.
  • Автомобили с объемом двигателя больше 2 тыс. куб. – 1 500 руб.
  • Мотоциклы – 600 руб.
  • Грузовые автомобили зачастую оплачиваются в полной мере, и учитывается полная сумма компенсации.

В 2017 году компенсация с расходов осуществляется только после оплаты, в соответствии со ст. 272 НК РФ.

Компенсация расходов за ГСМ

Источник: https://zhazhda.biz/base/kompensaciya-rashodov-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Компенсация за использование личного автомобиля: особенности ее оформления и начисления

— Организация бизнеса — Кадры — Компенсация за использование личного автомобиля

Российское законодательство предусматривает возможность выплаты компенсации использования личного автомобиля в служебных целях для сотрудников. При этом необходимо помнить, что данная компенсация за автомобиль должна назначаться в соответствии с нормами законодательства, а выплаты сотруднику в таком случае могут предусматривать отдельные нюансы учета и налогообложения.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях — нормы

Непосредственно трудовое законодательство в Российской Федерации предусматривает возможность использования личного транспортного средства работника в служебных целях, однако достаточно скупо устанавливает конкретные нормативы по выплате компенсации сотруднику. Так, более подробно об использовании личного автомобиля в служебных целях можно прочитать в отдельной статье. Далее же будут рассмотрены непосредственно особенности предоставления компенсаций работнику за использование личного автотранспорта на работе.

В первую очередь, при рассмотрении означенных вопросов, необходимо обратить внимание на положения следующих нормативно-правовых документов и актов:

  • Ст.188 ТК РФ рассматривает в целом применение в рабочих целях личного имущества сотрудника, в том числе и автотранспортных средств, но не ограничиваясь только ими. Согласно её положениям, если подобное использование собственности работника предусмотрено, то работодатель обязан компенсировать все расходы трудящегося, в том числе и амортизационные издержки.
  • Постановление Правительства РФ №92 от 08.02.2002 устанавливает конкретные нормы компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях и максимальный размер выплат, который бы не учитывался в целях налогообложения.
  • Ст.217 НК РФ устанавливает случаи, в которых с выплат сотрудникам не взимается НДФЛ, и компенсация за использование автомобиля относится к ним с учетом отдельных нюансов.
  • Ст.422 НК РФ регламентирует освобождение от уплаты страховых взносов с некоторых видов выплат, к которым можно также отнести и компенсации за автомобиль.

В отношении государственных служащих вопросы, связанные с предоставлением им компенсации за личный автомобиль, регулируются отдельными, в том числе и ведомственными нормативными документами, и могут предусматривать иные нормы возмещения.

Как установить и рассчитать компенсацию за автомобиль сотруднику

Порядок установления компенсации за личный автомобиль сотруднику предусматривают определенное документальное оформление этого аспекта взаимоотношений сторон трудового договора.

В частности, обязанность работника использовать какое-либо своё личное имущество должна быть в обязательном порядке отражена в положениях трудового договора или дополнительного соглашения к нему.

Потребовать от работодателя компенсации за использование личного автомобиля сотрудник не может, если таковые взаимоотношения не оговорены.

Порядок действий таков:

  1. Оформление факта использования автомобиля, с отражением его в трудовом договоре или в дополнительном соглашении.
  2. Написание работодателем приказа о назначении и порядке назначения компенсации за использование автомобиля в служебных целях.
  3. Установление иных дополнительных нормативов об использовании личного автомобиля. В частности, на предприятии для упрощения документооборота могут быть приняты общие локальные нормативные акты, регламентирующие применение сотрудниками их личного имущества в рабочих целях.

В целом, законодательство однозначно ограничивает размеры прямых компенсационных выплат работнику за использование автотранспорта на работе.

Так, максимальный размер таких выплат может составлять 1500 рублей для автотранспорта с объемом двигателя свыше 2000 кубических сантиметров, 1200 рублей — для автомобилей с меньшим объемом двигателя, и 600 рублей — за мотоциклы и схожие с ними транспортные средства.

Эти пределы устанавливают лишь общие лимиты выплат, по которым не взимается НДФЛ, страховые взносы, а расходы могут быть отнесены к расходной статье в целях учета налога на прибыль. Работодатель вправе установить и большие нормы компенсации, но тогда уже с этих сумм будут взиматься НДФЛ и страховые взносы.

Следует отметить, что ремонт автомобиля, его техническое обслуживание, а также расходы сотрудника на топливо не входят в данные нормы и оплачиваются отдельно.

Однако работодателю следует предусмотреть механизм учета и взаимозачета затрат работника, чтобы все связанные с налогообложением и выплатой компенсаций процедуры имели документальное подтверждение при проведении проверок контролирующими органами.

Другие нюансы и особенности компенсации за личный автомобиль

Кроме обеспечения компенсаций за использование личного автомобиля, российские работодатели могут использовать и иные методы сотрудничества с работником, применяющим свое личное имущество на работе. В частности, может быть заключен договор аренды транспортного средства, по которому работодателю уже не придется выплачивать компенсацию сотруднику.

Также, предполагается возможность напротив — передачи транспортного средства с баланса предприятия работнику по доверенности. Однако в таком случае судебные инстанции имеют различные взгляды на характер подобных взаимоотношений.

Так, в одних судебных решениях расходы на оплату компенсации за использование подобного автомобиля относятся к обоснованным, другие же не считают возможным выплату в данном случае компенсации, так как имущество фактически не меняет собственника.

В целом, вопросы оплаты компенсации за личный автомобиль решаются достаточно просто — но только при наличии условий использования имущества сотрудника в договоре, соглашениях к нему, или иных внутренних нормативных актах компании. Без такового отражения, рассчитывать на компенсацию сотрудник не может. (29 голос., 4,30 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kadry/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya.html

Правничок
Добавить комментарий