Командировка работника за свой счет (за счет собственных средств работника) и возможность ее оформления

Оформление командировки за свой счет

Командировка работника за свой счет (за счет собственных средств работника) и возможность ее оформления

Командировкой называют служебную поездку, в которую направляют сотрудников для выполнения конкретных целей и задач. За счет того, что работник выполняет поручения работодателя, на организацию возлагаются определенные выплаты.

В них входит не только заработная плата, но и возмещение некоторых расходов, которые сотрудник может понести во время поездки.

К таковым относят:

  • оплату транспорта до места командирования и обратно;
  • найм жилья;
  • другие виды трат, необходимые для выполнения работы;
  • суточные.

Однако в некоторых случаях компания может не возмещать некоторые расходы. Тогда служебная поездка будет проводиться за счет работника.

Основания

До недавнего времени, в качестве основания для того, чтобы отправить работника в командировку, являлось служебное задание. Однако после внесенных изменений в законодательство, данный документ перешел в разряд необязательных бумаг.

Теперь основанием для того, чтобы компания могла направить сотрудника в командировку, является приказ. Его издает директор предприятия, на котором трудится работник.

Законно ли это? 

Если воспринимать фразу буквально, и работник будет направлен в командировку за свой счет — то данное действие будет являться полностью незаконным.

Трудовое законодательство в таком случае, однозначно, встанет на сторону сотрудника, так как он не обязан тратить собственные деньги для выполнения интересов своего руководителя.

Под фразой «командировка за счет сотрудника» имеется вид служебной поездки, когда работник оплачивает из своего кармана не полную сумму, а только часть расходов. К примеру, покупает билеты, снимает жилье или приобретает еду. При этом, сотрудник обязан сохранить все чеки и бумаги, подтверждающие факты затрат.

По возвращению обратно, работник должен предоставить руководителю все документы о расходах.

На их основании сотрудник получает выплаты, которые полностью компенсируют понесенные им затраты. Но встречаются случаи, когда компании отказываются возмещать полные суммы расходов.

Чаще всего это стараются объяснить тем, что бумаги не подходят под определенные стандарты. Такое поведение со стороны работодателей также является незаконным.

Нормативная база

Условия командировок каждый работодатель составляет индивидуально. Однако он все-таки должен придерживаться некоторых норм, которые устанавливаются законом, в частности, 24 главой ТК РФ и Постановлением Правительства № 749. Данные нормативные акты четко оговаривают условия рабочих поездок.

При этом, предприятиям разрешается устанавливать некоторые условия предоставления компенсаций. Так, работодатели имеют право:

  • устанавливать более высокий уровень суточных;
  • отказаться от выплат за поездки на такси, или наоборот, включить их в качестве отдельного раздела;
  • установить определенный порядок выплаты компенсации в случае, когда сдаются билеты;
  • определить возможность бронирования номеров в гостиницах.

Но в любом случае, согласно пункту 10 из упомянутого Постановления Правительства работодатель обязать предоставить своему сотруднику аванс, который сможет погасить все предстоящие затраты.

При этом, для того чтобы предоставить сотруднику выплаты, необходимо оформить несколько документов, что может занять не один день. Возникают случаи, когда рабочие поездки оказываются срочными, и бухгалтера попросту не успевают подготовить документацию.

В такой ситуации есть два варианта. Либо поездка оплачивается принимающей стороной, либо производится командировка за счет собственных средств работника. Последний вариант все же является незаконным. Однако его практикуют довольно часто, даже на государственных предприятиях.

Командировка за свой счет

Командировку за свой счет может производить только компания. При этом, оплачивать поездку может как отправляющая, так и принимающая сторона. На этот счет четких ограничений в законодательстве не предусмотрено.

Это значит, что работник должен заранее быть финансово обеспеченным в своем «путешествии».

За счет собственных средств работника

Как можно понять из предыдущих разделов, отправлять работника в командировку, даже при условии, что он будет оплачивать только часть расходов, не совсем законно. Даже если потом деньги будут ему полностью возвращены.

Как оформить?   

Вследствие того, что командировка за счет работника является незаконной, оформить такую поездку невозможно.

Если начальство хочет направить своего сотрудника в рабочую поездку — то ему нужно предварительно произвести ряд действий и собрать пакет необходимых документов.

Источник: https://kfin.pro/oformlenie-komandirovki-za-svoy-schet/

Командировка за свой счет (за счет собственных средств работника): с последующим возмещением, с сохранением заработной платы

Командировка работника за свой счет (за счет собственных средств работника) и возможность ее оформления

Командировка – это поездка сотрудника предприятия с целью осуществить какие-либо действия в интересах руководства, выполнить определенные задачи. Обязанность работодателя — возместить все расходы, которые он считает разумными и связанными с целью поручения.

Расходы на командировку (в т.ч. суточные) обычно берет на себя предприятие-работодатель или принимающая сторона. По закону служебная поездка за свой счет незаконна. Однако в некоторых организациях (в основном бюджетных) такая практика существует. Сотрудник за все платит свои деньги, по возвращении получает компенсацию.

Возможность такого мероприятия

Оправлять сотрудника с поручением за его счет незаконно. Но нормы законодательства соблюдаются не всегда.

На практике случается, что работник:

  • покупает билеты;
  • оплачивает жилье;
  • тратится на продукты и проезд;
  • покупает запасы или основные средства.

После возвращения работодателю предоставляются документы, подтверждающие затраты, которые подлежат возмещению. В большинстве случаев их возвращают. Но суды рассматривают множество исков из-за того, что работники бухгалтерий с целью снижения затрат отказываются оплачивать расходы полностью или частично.

По закону билеты для командировок покупает учреждение по контракту или сотрудник из подотчетных средств. На практике часто случается, что работник использует собственные средства.

По возвращении из поездки он пишет заявление на имя директора о возмещении и прилагает к нему билеты (при покупке через интернет посадочный талон или электронный билет, если покупка оформляется на сайте РЖД, распечатывается электронный билет).

После утверждения в кассе создается расходный ордер, по которому выдаются деньги.

Нормы законодательства

Цель трудового законодательства – гарантировать гражданам права, связанные с наемной работой.

Причем ни коллективные, ни трудовые договоры не могут содержать положений, снижающих гарантии, определенные в Трудовом кодексе (ТК).

Оплата расходов, связанных с командировками, гарантирована ст. 165 ТК. Порядок выплаты должен быть установлен в коллективном или трудовом договоре.

Постановление Правительства  №749 определяет, что аванс на расходы должен быть выплачен до поездки. За несоблюдение данного правила предусмотрено административное наказание:

  • штраф руководителю в размере 30-50 тыс. рублей за невыплату аванса;
  • при наличии корыстных целей – до полумиллиона рублей или отстранение от занимаемой должности на какой-то срок (ч.2 ст.145.1 УК).

Если работодатель предлагает оплатить командировочные расходы своими средствами, работник может отказаться, если не доверяет руководству. При положительном ответе сотрудника оформляется приказ с указанием целей поездки, сроков, условий и пределов возмещения издержек.

Если руководство не возмещает расходы, его можно привлечь к ответственности (ст. 236 ТК). Работодателю придется выплатить компенсацию и дополнительное начисление за каждый день просрочки в размере 1/300 от ставки рефинансирования.

При  необходимости в срочном выезде или экономии средств используются и другие незаконные способы: оформление отпуска без содержания на время поездки, требование написать заявление, удостоверяющее готовность покрыть расходы собственными средствами.

Направление работника по служебному поручению за свой счет противоречит ч.2 ст. 9 ТК.

Случай срочного отбытия

Если требуется срочная командировка в конце рабочего дня по докладной руководителя подразделения или письму сторонней организации, аванс выплатить не всегда возможно.

Работник все равно выезжает, но обязательно оформляется приказ с указанием даты отбытия и прибытия, длительности поездки, отсутствия авансовой выплаты, порядком выплаты компенсации.

Сотрудник может отказаться от поездки, нарушающей его права.

Необходимо учесть, что подобное оформление командировки нарушает требования с п.213 Приказа Минфина РФ №157н, устанавливающего, что аванс выдается до поездки, а не после. На практике работник после поездки вместе с авансовым отчетом предоставляет билеты, чеки и другие документы, подтверждающие издержки.

По сути, это нарушение закона. Наличие заявления сотрудника, удостоверяющего готовность оплатить поездку из своих средств, ситуацию только усугубляет. Любая проверка квалифицирует подобные действия руководства как нарушение.

Как отправить в командировку за свой счет

Законодательством предусмотрен всего один способ:

  • издание приказа руководителя с указанием цели и направления поездки;
  • расчет бухгалтером размера авансовой выплаты;
  • выплата аванса.

Любой другой метод формально является незаконным.

Если работник в отпуске за свой счет

Прекратить отпуск без содержания работодатель не может, даже, если имеется согласие сотрудника (ст. 125 ТК). Важно все правильно оформить, чтобы не получить штраф согласно ст. 5. 27 КоАП РФ.

Из отпуска сотрудник чаще всего отзывается по служебной записке руководителя подразделения. Потом к работнику обращаются устно (лучше письменно, хотя закон этого не требует) и предлагают прервать отпуск.

При положительном ответе сотрудник пишет на предложении «Согласен» и расписывается. Далее разрабатывается приказ об отзыве из отпуска.

Когда он подписан, создается другой приказ — о командировке, в котором указывается:

  • причина отзыва из отпуска;
  • дата начала и окончания перерыва;
  • продолжительность командировки;
  • условия возобновления отпуска.

Изменения должны быть отражены в личной карточке.

Сотрудник остался в месте командировки

Если сотрудник во время выполнения поручения просит предоставить отпуск без содержания, руководство может согласиться, если считает это целесообразным. Продолжительность определяется после получения согласия, билет на обратный проезд может быть и не оплачен.

Если оплата производится, сумму разрешается учесть при расчете налогооблагаемой базы. Обязательно удержание НДФЛ, так как эта выплата не относится к компенсации расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей.

Отражение в учете

Во время командировки работнику сохраняется средняя зарплата, что должно быть отражено в табеле, в котором учитывается рабочее время (№ Т-12 или № Т-13).

  • Возмещение расходов отражается проводкой Д 71, К 50.
  • Если в документах, подтверждающих затраты, выделен НДС, то учитывается он на Д 19, К 71, принимается к вычету на Д 68, К 19.

При списании в расходы на коммерческом предприятии для налогообложения затраты списываются с учетом назначения:

  • основной вид предпринимательской деятельности — Д 20, К 20 (23, 25, 26, 29) К 71 на производстве и Д 44, К 71 – в торговле;
  • покупка основных средств – Д 08. К 71;
  • покупка запасов для производства – Д 10, К 71;
  • выявление причин брака – Д 28, К 71;
  • культурно-развлекательное мероприятие – Д 91, К 71.

Хотя законодательством не предусмотрены командировки за свой счет, на практике они применяются. Чтобы избежать санкций при проверках, важно правильно оформить документы и проводки для бухгалтерского и налогового учета.

На что обратить внимание при отправке сотрудника в командировке, расскажет видео ниже:

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/komandirovka/za-svoj-schet.html

Правничок
Добавить комментарий