Кем и в каких случаях составляется приказ об отмене командировки

Приказ на командировку – отмена, образец, срок хранения

Кем и в каких случаях составляется приказ об отмене командировки

Кадровые вопросы по командировкам типичны и предполагают стандартный перечень ответов. Один из таких ответов – это грамотное оформление командировочного приказа.

Этот документа является типовым, унифицированным бланком, который в свое время был утвержден Госкомстатом Российской Федерации (Постановление № 1 от 5 января 2004 г.).

Бланк имеет номер – № Т-9 – на случай отправки по служебному заданию одного работника и № Т-9а – на случай командирования двух и более работников предприятия.

Заполнять такой приказ обязано только уполномоченное вести кадровые дела лицо. Подписывает руководитель или сотрудник, временно заменяющий директора.

Нужен ли

Отправка работника в командировку – случай нередкий для большинства предприятий, учреждений или организаций. Именно по этой причине работники кадровых структур обязаны знать все правила оформления подобных перемещений сотрудников.

Согласно трудовому законодательству командированные работники также получают заработную плату, как и в обычном режиме. Только им еще причитается некоторое обеспечение на время отбытия, пребывания в командировке и прибытия на основное рабочее место.

Это оплата проезда, питания, съема жилья и прочих основных нужд, которые покрываются либо за счет предприятия, либо – приглашающей в командировку по службе стороны.

Такой нюанс следует помнить хотя бы для того, чтобы понимать важность приказов по командировкам, как первичной документации, на основании которой, затем, будет вестись бухгалтерский учет.

Командировка – это не отпуск и не прогулка, поэтому в ходе ее осуществления перед сотрудником всегда ставится ряд задач, которые подразумевается, что работник выполнит соответственно своей должности.

Это означает, что должно обязательно составляться служебное задание (форма Т-10а), где четко все расписывается в виде первичного инструктажа для подчиненного.

Именно этот документ и является основанием для отправки работника в командировку, а не его заявление, как это бывает в случаях создания приказов на отпуск или других видов приказов по личному составу.

Кроме этого, оформление командировок подкрепляется также соответствующим удостоверением (форма № Т-10).

Однако Постановлением Правительства России № 1595 от 29.12.2014 г. 1 января 2019 года вошли в кадровое делопроизводство и вступили в силу новые правила оформления документации в отношении командировок.

Из оборота выводятся, но не запрещаются, такие документы, как:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о проведенной работе в командировке.

Эти перемены состоят в том, что сегодня уже не обязательно их составлять, хотя продолжение их использования не запрещается. Поэтому для удобства кадровики все еще продолжают вести этот учет подобных бумаг.

При этом остаются обязательными к изданию следующие документы:

  1. Приказ или распоряжение о командировке по форме № Т-9, Т-9а.
  2. Журнал, где ведется учет всех командировок.

Вместо командировочных удостоверений теперь поступили в применение простые проездные билеты, карточки, талоны или проездные свидетельства.

Кроме этих документов подтвердить теперь пребывание в командировке может даже счет из гостиницы (Постановление Правительства РФ № 771 от 29.07.2015г.).

За отсутствие приказов или других подтверждающих командировочную поездку документации инспекция Роструда может вменить следующие административные взыскания и предупреждения:

  1. Выговор, предупреждение.
  2. Наложение штрафа на сотрудника, который уполномочен вести кадровые дела, и несет ответственность за надлежащее оформление документации – от 1000 до 5000 руб.
  3. Юридическое лицо за выявленные ошибки в кадровом делопроизводстве в отношении учета и оформления командировок может быть оштрафовано на 30 или 50 тысяч рублей.
  4. Индивидуальные предприниматели по этому вопросу могут быть оштрафованы на 1000 и максимум – 5000 рублей.

В середине 2019 года, 25 июля было выпущено еще одно Постановление Правительства РФ № 771, регламентирующее командировочные кадровые вопросы. Эти изменения вступили в силу 8 августа и теперь уже не обязывают кадровиков вести журнал учета командировок.

Это означает, что за незаполнение такого журнала инспекция Роструда уже сегодня штрафовать не будет. Остается актуальным и важным документом в этом деле – приказ о командировке, который никто не отменял.

Примеры цели командировок вы можете посмотреть в этой статье.

По причине этих существенных изменений в порядок ведения документации по командировкам на предприятии, в тексте приказа уже не обязательно заполнять поле основание именно прописыванием даты и номера служебного задания, как это практиковалось в прошлом году.

Сегодня основанием для такой поездки может послужить служебная записка от руководителя или письменное подтверждение приглашения посетить другую фирму с рабочими целями.

Но эта строка может оставаться незаполненной, хотя многие специалисты по кадровым вопросам побаиваются инспекторов Ростурда, а потому все еще продолжают вести заполнение служебных заданий.

Поэтому, пока новшества еще не набрали оборотов, некоторые фирмы все еще продолжают в приказах указывать основанием служебное задание.

По новым правилам поле «Основание» вполне допускает оставлять незаполненным. А на случай проверки и недостаточной осведомленности со стороны проверяющего и Роструда можно сослаться на Постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014 г.

Также можно в поле, где должна указываться причина поездки, ничего не писать. Это допущение вполне приемлемо и действует уже достаточно давно.

Основными и обязательными для заполнения остаются строки и клеточки:

  • наименование предприятия;
  • ОКПО организации, где издается приказ;
  • дата и номер документа;
  • Ф.И.О. и табельный номер сотрудника, которого отправляют в командировку;
  • подразделение, в котором он работает;
  • должность подчиненного, собирающегося в командировку;
  • место, куда именно направляется работник для выполнения возлагаемых на него задач;
  • количество дней, которые ему придется провести вдали от основного рабочего места;
  • период времени нахождения в командировке – день отбытия и день прибытия на основное рабочее место;
  • цель, за чей счет и основание отправки в командировку сотрудника – все эти строки заполняются по необходимости, какая может складываться непосредственно на предприятии.

Подписывать приказ должен руководитель предприятия, учреждения, организации.

Если же начальник сам отсутствует на работе в момент подписания приказа, тогда за него это может сделать сотрудник, имеющие полномочия подписывать документы в его отсутствие.

Обычно лица, замещающие руководство – это те, которые определены в Уставе предприятия. Это может быть главный бухгалтер, заместитель директора, юрист компании или начальник какого-нибудь отдела.

Срок хранения

Сроки хранения приказов по командировкам всецело зависят от долгосрочности и краткосрочности самой поездки сотрудника.

В этом пункте сказано, что срок хранения всех приказов по краткосрочным командировкам составляет 5 лет. А вот приказы долгосрочных командировок уже хранятся 75 лет.

Долгосрочную по большому счету поездку можно определить – полгода или год, в зависимости от должности, а краткосрочную командировку – около месяца или двух.

Причем, речь идет как о служебных поездках за границу, так и по России. Точно также и все документы, прилагаемые к приказу в личном деле сотрудника должны храниться столько же времени, сколько и сам приказ.

Как составить приказ об отмене командировки и его образец

А вот уже приказы, отменяющие командировочные формы № Т-9, Т-9а, составленные ранее, издаются непосредственно на фирменном бланке предприятия в произвольной форме.

Такой приказ отнесен к категории «по личному составу», а потому унифицированной формы в отношении образца заполнения его или каких-то типовых стандартных бланков – не существует.

Стандартный набор атрибутов в таком приказе следующий:

  • юридическое название предприятия, организации или учреждения – пишется прописными буквами посреди листа;
  • название документа – посередине листа;
  • по бокам указывается сначала дата, затем регистрационный номер документа;
  • место издания приказа – это, по сути, место нахождения предприятия, где работает сотрудник, которого хотели отправить в командировку, но передумали;
  • пишется преамбула, о чем это приказ – допустимо максимум 4-5 коротких строчек, но чаще всего обходятся в одну строчку;
  • далее, указывается причина, по которой происходит отмена поездки подчиненного по служебному заданию, а следом слово «ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • ниже по пунктам расписывается кому и что приказывают сделать в отношении отмены приказа о командировке такого-то лица;
  • основание для отмены приказа;
  • подписи – директора и ознакомление работника.

Любая согласованность с законодательными нормами, которые имеют привычку меняться время от времени – это залог спокойных и стабильных взаимоотношений предприятия с проверяющими органами.

Так, при проверке инспекторами Роструда правильно оформленные приказы не будут вызывать никакие сомнения, а это, значит, что и штрафов не назначат.

Кроме этого от правильной информации в приказе на командировку зависят бухгалтерские начисления, а также налоговый учет. Поэтому так важно отслеживать новые правила в оформлении приказов по командировкам.

Как оформить отмену командировки, читайте здесь.

Срок выдачи аванса на командировку вы можете узнать на этой странице.

Источник: http://vkadry.com/prikaz-na-komandirovku.html

Приказ об отмене командировки: в связи с погодными условиями, в связи с болезнью, по семейным обстоятельствам

Кем и в каких случаях составляется приказ об отмене командировки

Служебная командировка – это направление предприятием своего сотрудника в другой населенный пункт для исполнения задач, связанных с трудовой деятельностью (ст.166 ТК РФ). Для отправления в командировку требуется приказ директора предприятия.

Если появляются обстоятельства, требующие отложить или отменить поездку, то требуется составить еще один приказ — об отмене командировки, который также подписывается руководителем.

Причины составления

Трудовое законодательство определяет порядок и правила направления сотрудника в командировку, но отмена и перенос служебной поездки законом никак не регулируется, поэтому на каждом предприятии сложился собственный порядок действий в таких ситуациях.

Командировка может быть отменена по инициативе директора или по другим причинам с целью оперативно оформить перерыв в командировке, перенести ее на другой срок или полностью отменить. При этом запрещено вносить какие-либо поправки в уже изданный приказ о командировке, нужно создать новый приказ с указанием оснований для его создания.

Такие действия необходимо заранее разработать и отразить во внутренних нормативных актах предприятия. Командировка может быть отменена по инициативе работника или руководителя, а причинами могут стать:

  • задача, которую планировалось решить в ходе командировки, уже решена до отправления сотрудника;
  • обнаружилась болезнь командируемого сотрудника;
  • возникла более серьезная задача, которую нужно решить именно этому сотруднику;
  • появились обстоятельства, не зависящие от воли работника, например, письмо из той организации, куда намечалась поездка о невозможности принять командированного или отсутствии необходимости в командировке;
  • другие причины, например, болезнь или смерть родственников командируемого.

Кроме того, могут возникнуть обстоятельства непреодолимой силы, бедствие, чрезвычайная ситуация.

Основанием для отмены может стать служебная записка, предоставленная руководителем подразделения, где работает командированный, с указанием причины, или другие документы, например, больничный лист, Свидетельство о смерти родственника, письмо из сторонней организации. Они должны быть обязательно приложены к приказу.

Прежде чем составить записку руководитель подразделения обязан тщательно изучить возникшую ситуацию и только на основании своих выводов составить документ на имя директора.

Как возвращаются авансовые платежи

Если принято решение отменить командировку, но приказ о ней уже выпущен и на имя сотрудника уже перечислены авансом средства, то требуется данные средства вернуть в кассу организации. Для этого и издается приказ об отмене командировки.

Согласно п.11 «Порядка ведения кассовых операций» (Письмо Центробанка от 04.10.1993 года № 18) командированный по окончания командировки должен вернуть авансовые суммы не позднее трех дней со дня возвращения. Если издается приказ об отмене командировки, в нем указывается срок возврата. При этом следует учесть следующие условия:

  1. Если сотрудником не потрачено ни рубля из полученного аванса, он возвращает полную сумму одновременно (с составлением приходного кассового ордера) с указанием оснований возврата.
  2. Когда сотрудник потратил некоторую часть полученных денег, но приобретено оборудование, которое может быть полезно для производственных целей, он составляет авансовый отчет, передает кассиру остаток средств, прилагает чеки.

Нужно учесть некоторые особые случаи при возврате средств, например, билеты были уже куплены, но их не удалось возвратить обратно в кассу вокзала или удалось компенсировать лишь часть их стоимости. Сотрудник не может возвратить деньги в кассу предприятия.

Он должен указать эти обстоятельства в авансовом отчете, к которому необходимо приложить:

  • документ о возврате билетов с указанием комиссии;
  • копии билетов;
  • оригиналы документов, подтверждающих расходы.

Кроме того, сотрудник несет дополнительные убытки, поэтому издается приказ о возмещении ему стоимости билета (или билетов), который не был использован.

Такие расходы учитываются в бухгалтерской документации в целях снижения размера базы для налогообложения, но при условии, что:

  1. Командировка планировалась в целях получения дополнительного дохода для предприятия.
  2. Имеются все подтверждающие документы.

Сведения и структура

Ввиду отсутствия законодательных норм в отношение возвращения сотрудника из командировки, законодательством не предусмотрен и унифицированный бланк приказа об отмене командировки. Его относят к категории «по личному составу», поэтому он может быть написан на фирменном бланке предприятия или на обычной бумаге с внесением всей необходимой информации. Необходимо вписать:

  1. Сведения о работодателе: наименование и реквизиты в полной и краткой форме согласно учредительной документации.
  2. Название документа: «Приказ об отмене…» посередине строки.
  3. Порядковый номер, число и место подписания (адрес предприятия).
  4. Вступительную часть, обычно 4-5 строчек с кратким изложением сути приказа.
  5. Основание и причину издания приказа, например, «Отмена командировки Иванова И. И. по причине…».
  6. На следующей строчке – решение руководителя: «Приказываю…».
  7. ФИО и личные данные сотрудника, ФИО руководителя его структурного подразделения;
  8. Место, куда намечалась служебная поездка;
  9. Реквизиты приказа о направлении в командировку;
  10. Основания для отмены командировки.
  11. ФИО сотрудника, который отвечает за исполнение данного приказа.

В самом низу пишется должность руководителя организации, его подпись с расшифровкой.

Образец типового приказа об отмене командировки

Про оформление и отмену командировки в 1С расскажет видео ниже:

Образец и бланк

После ознакомления работника с данным приказом, он ставит свою подпись с расшифровкой. Подпись не означает, что работник согласен с текстом приказа. Это только доказательство ознакомления.

При несогласии подписать руководитель должен составить акт об этом, пригласив еще двух лиц для подписания акта.

 Сроки ознакомления сотрудника с приказом не устанавливаются нормативными документами, но затягивать с этим не стоит.

После этого необходимо составить отчет по невозвратным расходам, если они были. К нему прилагаются все подтверждающие документы. Если расходов не было, средства возвращаются в кассу. Командировочное удостоверение сотрудника подлежит аннулированию, об этом делается запись в Журнале регистрации работников, выезжающих в командировки.

Если работник не возвращает суммы в указанные сроки, то они будут удержаны с его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

Решение об этом принимается не позднее одного месяца со дня возврата средств, указанного в приказе об отмене командировки при условии, что сотрудник признает наличие задолженности и не оспаривает основания к возврату и сумму.

 При этом размер удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы для каждого случая выплаты зарплаты.

Приказ об отмене считается основанием для бухгалтерской и налоговой отчетности, поэтому правильное их заполнение должно отслеживаться работниками бухгалтерии.

Бланк приказа можно скачать здесь.

Приказ об отмене командировки по болезни

Отмена командировки находится в полной компетенции руководителя предприятия, именно он вправе самостоятельно устанавливать и изменять сроки служебных поездок и отменять их. Все это делается по причине производственной необходимости, для того, чтобы в итоге достичь основной цели служебного задания.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/komandirovka/prikaz-ob-otmene.html

Правничок
Добавить комментарий