Что такое выписка из приказа, и как как правильно оформить такой документ?

Выписка из приказа: об увольнении, о приеме на работу, об отпуске

Что такое выписка из приказа, и как как правильно оформить такой документ?

Организации, предприятия и учреждения могут принимать документы различного характера для регулирования процесса своей деятельности. Одним из видов документов поручительного характера юридических лиц является приказ.

Принятие сотрудника на работу, реорганизация структурных подразделений, премирование служащих – все это регулируется приказами организации. Однако документы могут быть достаточно объемными по содержанию, поэтому существует возможность оформить выписку из приказа.

Что такое выписка из приказа

Приказ — это документ распорядительного характера, который оформляется руководителем предприятия или иными уполномоченными лицами. Он содержит поручения подчиненным подразделениям и сотрудникам, обязательные для выполнения. Как оформляется выписка из этого документа, и для каких целей ее составляют?

Как сделать выписку из приказа о приеме на работу

Понятие и суть

Выписка из приказа — это заверенный в надлежащем порядке документ, который содержит отдельные положения или разделы приказа, требуемые запрашивающей стороной. Выписка имеет юридическую силу и с ее помощью можно официально подтвердить изложенные в приказе пункты.

Форма и содержание

Оформление выписки происходит в соответствии с теми же правилами, что и для приказа. Документ должен быть выдан на фирменном бланке, содержать реквизиты организации и следующие сведения:

  • наименование юридического лица;
  • название документа;
  • дата и место выдачи;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту;
  • основное содержание;
  • подпись и элементы удостоверения (печать, штамп и т.п.).

Функции

Выписка позволяет предоставить адресату только требуемые сведения без необходимости оформления полностью заверенной копии приказа. Подтверждения сведений с помощью выписки удобно в том случае, если приказ имеет большой объем.

В некоторых случаях приказы хранятся в одном экземпляре с запретом копирования, например, если его отдельные положения содержат конфиденциальные данные. Также старые архивные приказы могут плохо сохраниться для четкого копирования. В вышеуказанных случаях без выписки не обойтись.

Кроме того, оформление выписки может потребоваться в таких ситуациях:

  • подтверждение увольнения или принятия на работу, если в трудовой книжке по каким-то причинам эти записи отсутствуют, она утеряна или повреждена;
  • подтверждение стажа для пенсионных начислений;
  • премирование сотрудников;
  • предоставление информации для государственных органов.

Выписка из приказа об увольнении

Нормативное регулирование

Вопрос предоставления выписки из приказа следует рассматривать в привязке к положениям Трудового кодекса РФ. Так, статья 62 данного нормативного акта регламентирует, что работодатель при поступлении запроса от сотрудника организации на предоставление документа, связанного с рабочими моментами, должен выполнить эту просьбу.

Список обязательных к выдаче документов по запросу содержит копии приказов, но не включает в себя выписки из них. Однако перечень является открытым: если приказ имеет отношение к трудовой деятельности лица в организации, то он имеет полное право его запросить.

Порядок получения документа

Для получения выписки необходимо обращаться непосредственно в организации, компании или учреждения, которые выдали приказ. Работнику нужно подать заявление о выдаче выписки в письменной форме, после чего в течение 3 дней получить от работодателя документ.

  • Законы не содержат требований к порядку оформления выписки, однако в соответствии с правилами делопроизводства и общими нормами права выписка должна сохранять основные реквизиты приказа.
  • Для формирования выписки берется лист, на котором отображаются реквизиты образца приказа, а вид документа меняется на «Выписку из приказа» с сохранением оригинального номера и даты документа. Далее следует преамбула и слово «Приказываю».
  • Из распорядительной части документа в выписку включают необходимые положения, после чего указывается должность и ФИО выдавшего приказ лица без его подписи (на ее месте просто ставится слово «Подпись»).
  • Далее выписка заверяется: указывается запись «Верно», подпись оформившего ее сотрудника, его ФИО и должность, дата и печать организации.

О принятии на работу

Выписка из приказа о приеме на работу составляется в соответствии с общими правилами, ее основной текст зачастую состоит из одного пункта, содержащего положение о назначении сотрудника на должность. При оформлении выписки из приказа о назначении руководителя заверителем бумаг является само руководящее лицо компании.

О премировании

Документы о премировании зачастую принимаются относительно списка нескольких сотрудников. Компания или работники иногда заинтересованы в неразглашении сведений из такого приказа. В соответствии с этим каждому сотруднику при запросе может быть выдана на руки выписка, содержащая данные только о его поощрении.

Выписки из приказа по основной деятельности

Об увольнении

Выписку из данного приказа зачастую запрашивают бывшие сотрудники организации. Обращаться для ее получения нужно в кадровую службу компании – именно специалисты кадрового делопроизводства и будут заниматься ее оформлением.

Такая выписка содержит следующие данные:

  • реквизиты компании;
  • ФИО и должность увольняемого сотрудника;
  • преамбула приказа;
  • пункт Трудового кодекса, на основании которого сотрудник уволен;
  • ФИО лица, подписавшего приказ;
  • подпись кадрового работника.

Другие случаи

Данные некоторых приказов могут потребоваться не только сотрудникам, но и другим отделам или структурным подразделениям самой компании, например, для ведения отчетности либо бухгалтерского учета. Чаще всего для внутренней необходимости выписки делают из таких приказов:

  • по основной деятельности;
  • об учетной политике;
  • о командировках;
  • об отпуске.

Нюансы оформления

Работник имеет право направить заявление на оформление выписки в электронной форме на основании ст.312.1 Трудового Кодекса РФ.

Выписку из приказа также можно отправить сотруднику на электронный адрес либо почтовым отправлением в соответствии с просьбой служащего в своем заявлении.

Это удобно в тех случаях, когда человек работает удаленно, однако для заверения может потребоваться специальная электронная подпись.

При необоснованном отказе должностных лиц в предоставлении выписки из приказа следует требовать от них официального ответа в письменном виде с указанием причины отказа.

Пример выписки из приказа о назначении на должность директора школы

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/vypiski/iz-prikaza.html

18. Документ «выписка из приказа» (определение, реквизиты, правила составления)

Что такое выписка из приказа, и как как правильно оформить такой документ?

Выписка из приказа – это копия частидокумента, представляющая собой тучасть текста, которая нужна для работы.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), 26, (28).

Выписка из приказа полностью сохраняется,заглавная часть документа с добавлениемслов «выписка из», проставляется № идата подписания документа, даетсяконстантная часть, если она есть, сословом «приказываю», а затем тот текст,который соответствует данной выписке.

В конце выписки указывается наименованиедолжности, фамилия и инициалы должностноголица, подписавшего подлинник документа,но без его подписи.

Подписывается выписка должностнымлицом, заверявшим его подлинную версию.Обязательно указывается дата ееизготовления.

19. Характеристика справочно-информационных документов

К ним относятся акты, служебные письма,справки, докладные и объяснительныезаписки, телефонограммы. Они носятвспомогательный характер по отношениюк организационным и распорядительнымдокументам, информация, содержащаясяв справочно-информационных материалах,может побуждать к действию или могутбыть лишь принятыми к сведению.

20. Документ «служебное письмо» (определение, реквизиты, правила составления)

Служебное письмо – это обобщенноеназвание различных по содержаниюдокументов. Выделяют в связи особыхспособов передачи текстов, пересылаетсяпо почте.

Реквизиты: 08, 09, 10, 11, 12, 13, 15, 18, 20, (21), 22,(27), (28).

Письма используются в том случае, еслине возможно решить вопрос другимисредствами (личная беседа, телефонныйразговор).

По содержанию и назначению письма могутбыть:

– инструкционные

– гарантийные

– информационные

– рекламные

– коммерческие

– письма запроса

– письма извещения

– письма приглашения и т.д.

Датой письма является дата его отправки,письма могут быть адресованы в организацию,ее структурное подразделение, конкретномудолжностному лицу, руководителюорганизации.

Текст письма должен бать простым,последовательным, убедительным икорректным. В тексте не должно бытьлишних слов, затрудняющих чтение,приводимые факты должны быть объективны,обязательно проверенны, цифровые данные– точны. Не точности, допущенные визложении и оформлении текста, могутлишить документ юридической силы.

Текст письма как правило состоит извводной части и основной. Во вводнойчасти указываются причины, послужившиеоснованием для составления письма,приводятся ссылки на факты, документыи т.д. В основной части письма излагаетсяцель, просьба, предложение, сообщение,отказ и т.д.

Письмо освещает один вопрос, это упрощаетработу с документом, регистрацию иисполнение. Поэтому, если с однимадресатом нужно решить нескольковопросов, то по каждому из них следуетсоставить отдельные документ. Нескольковопросов излагают в одном письме, толькоесли они взаимосвязаны.

Письмо не должно превышать однумашинописную страницу для составленияписем, факсов, используется специальныйбланк формата А4, если текст не превышает7-10 строк, то используется бланк А5.

Правильность письма в соответствии сего содержанием, нормативным актом,удостоверяется подписью руководителяорганизации (структурного подразделения),который несет за нее полную ответственность.

Источник: https://StudFiles.net/preview/5022633/page:6/

Выписка из приказа: как правильно составить и оформить

Что такое выписка из приказа, и как как правильно оформить такой документ?

  1. Оформление
  2. Пример оформления
  3. Подводя итоги

Приказы по организации бывают очень пространными.

И это правильно, ведь в них нужно детально оговорить все нюансы и регламентировать каждую мелочь, чтобы впоследствии не возникло неясностей, недопонимая и претензий со стороны причастных лиц.

Но как быть, если вам, вашим партнёрам, работникам или другим людям понадобится официальный документ, подтверждающий сказанное в приказе?

Отправлять копию самого приказа – не вариант: вряд ли адресату захочется изучать несколько листов, исписанных распоряжениями руководителя фирмы. К тому же нередко в приказах содержится конфиденциальная информация, которую не хотелось бы передавать всем подряд. Выход из положения прост: можно составить выписку.

Выписка – это акт, содержащий только те положения приказа, которые нужны адресату (будь то сотрудник, контрагент или налоговый инспектор). Чаще всего выписка состоит из одного пункта (например, о назначении какого-либо лица на должность или о предоставлении работнику отпуска). Это полноценный документ-подтверждение, имеющий законную силу.

Образец выписки из приказа можно скачать здесь.

Оформление

Выписка оформляется таким же образом, что и приказ: на фирменном бланке и с теми же реквизитами. Напомним, что к необходимым реквизитам приказа (и, соответственно, выписки из него) относятся следующие:

  • полное наименование организации;
  • название вида документа;
  • дата его издания;
  • место издания;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к основному тексту;
  • сам текст;
  • подпись руководителя;
  • визы.

Отличия заключаются только в названии и содержании текста. Разберём процесс оформления выписки пошагово.

  1. Сперва нужно определить, какую именно часть приказа следует отобразить в выписке. Чаще всего хватает одного конкретного пункта, но иногда этот пункт дополнительно уточняется в других частях того же документа. В последнем случае придётся указать все «отрывки», имеющие отношение к делу.
  2. Затем необходимо открыть фирменный бланк и указать название вида документа – «Выписка из…». Сразу же нужно написать, из какого именно приказа, указав его название, регистрационный номер и дату издания. В результате название будет выглядеть примерно так: «Выписка из приказа о назначении на должность коммерческого директора от 22.07.2015 г. № 87-к». Изменять эти данные в выписке нельзя.
  3. Начать текст следует с преамбулы приказа, если она есть. Если эта вступительная часть в приказе отсутствует, можно использовать стандартное «приказываю».
  4. В содержательную часть выписки нужно скопировать тот отрывок из текста приказа, который вы вычленили при выполнении п.1. Причём копировать отрывок нужно без изменений, следует сохранить даже порядковый номер пункта, если он есть. Пример: «5. Иванова И. И. назначить на должность коммерческого директора с 1 августа 2015 года». Ни в коем случае не вставляйте в текст выписки данные, к делу не относящиеся (тем более – из других документов, помимо приказа).
  5. После этого нужно указать должность, инициалы и фамилию руководителя, подписавшего распоряжение. А вот личная его подпись в выписке из приказа не потребуется.
  6. Наконец, выписку нужно заверить – без этого она не будет иметь законной юридической силы.

О заверении скажем подробнее. Дело в том, что особый его порядок законом не предусмотрен, и на практике выписку заверяют в том же порядке, что и обычную копию. Для этого нужно указать:

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность заверившего акт человека;
  • его личную подпись и расшифровку подписи (фамилию и инициалы);
  • дату заверения;
  • печать организации (можно использовать печать отдела кадров).

Всё, выписка готова.

Пример оформления

Разберём весь описанный выше процесс на конкретном примере. Допустим, вашему работнику Петрову А. В. понадобилось документальное подтверждение факта принятия его на работу. Фиксируется этот факт в приказе о принятии на работу. Как следует составить выписку из этого акта?

  1. Самые важные сведения – это ФИО человека, дата и условия его принятия на работу, должность и структурное подразделение. Все эти данные составляют основу распоряжения о приёме на работу.

Источник: https://dezhur.com/db/docs/examples/prikazi/vypiska-iz-prikaza-kak-pravil-no-sostavit-i-oformit.html

Правничок
Добавить комментарий