Что такое акт сверки задолженности, и как его оформить?

Понятие о задолженности в пользу лица и назначение акта сверки

Что такое акт сверки задолженности, и как его оформить?

Хозяйственная деятельность сопряжена с определенными рисками, чтобы их минимизировать необходимо постоянно контролировать своевременность поступления средств по действующим договорам. Иногда одного бух.

учета недостаточно, и для наглядности, а порой и для обеспечения судебной защиты, отдельным документом оформляется задолженность в пользу, параллельно с которым создается акт сверки – бумага, которая составляется по каждому контрагенту и отражает взаимный статус.

Что это такое

Акт сверки является бух.документом, призванным фиксировать:

  • Оборот средств и товаров между парой контрагентов за ограниченный временной отрезок.
  • Присутствие или отсутствие задолженности у стороны сверки на конкретное число.

К числу первичной документации акт не относится по той причине, что не доказывает факт уплаты денег, а использование данной бумаги не меняет финансового положения. Составление документа, как правило, инициатива бухгалтера одной из сторон правоотношений.

Для чего он нужен

Акт сверки – тех. документ, который не меняет положения дел между сторонами, его составление в ряде случаев рекомендовано и оправдано. К числу таковых относятся:

  • Длительное по времени взаимодействие с контрагентом, в ходе которого осуществляются регулярные поставки товаров.
  • Сотрудничество в рамках одновременно действующих разных договоров с одним и тем же партнером, либо пролонгирование или заключение доп.соглашений к уже имеющимся.
  • Работа с применением такого инструмента, как отсрочка платежа.
  • Работа по предоплате при регулярных поставках, когда сумма перевода в качестве аванса превысила стоимость первой партии.
  • Дороговизна товара.
  • Предметом сделки выступает товар широкого ассортимента.

Ответственной за составление акта сверки является бухгалтерия

Практика показывает, что составление акта имеет место и при инвентаризации счетов, которая может быть ежегодной или ситуационной. На цифры в бух.отчетности результаты сверки никак не влияют, т. е. в случае расхождения изменить сведения отчетности нельзя.

Доказательственное значение акта в судопроизводстве

В случае если разногласия сторон дойдут до суда, акт сверки может принести определенную пользу и сыграть на руку кредитору при взыскании суммы скопившейся задолженности. Одновременно следует учитывать, что действующая судебная практика неоднозначна в вопросах оценки сведений актов сверок задолженности в пользу, что означает:

  • Подписанная бумага лишь показывает состояние расчетов, но не является доказательством того, что должник признает за собой неисполненное обязательство. Акт также не прерывает установленные сроки давности.
  • Является лишь косвенным подтверждением того, что сторона признает или не признает числящийся долг.

Очевидно, что каждый спор будет иметь свои индивидуальные особенности, которые лягут в основу судебного вердикта.

Несмотря на то, что подписание акта сверки контрагентом не является обязательным, для большей юридической силы и весомости в суде это необходимо сделать, что будет преимуществом.

Одновременно стоит вести деловую переписку в виде претензий и прочих писем напоминания о том, что имеются неисполненные финансовые обязательства с предложением их завершить.

Порядок составления документа

Акт составляется в количестве двух единиц. При этом не имеет значения, кто из участников договора решил его написать. Обязательно, чтобы на акте стояла виза уполномоченного лица, к числу которых относятся:

  • ИП.
  • Руководитель (генеральный директор или директор ООО и прочего субъекта, президент компании и т. д.), полномочия которого подтверждены в Уставе.
  • Иной сотрудник, на которого соответствующие права возложены доверенностью.

Зачастую необходимо присутствие на документе и подписи главбуха, так как это должностное лицо, которое наделено правом второй подписи на бумагах финансового характера.

https://www.youtube.com/watch?v=VFQIC8wT8oc

Акт сверки должен быть заверен подписью

Если акт содержит только бухгалтерскую подпись, то документ предназначается исключительно для внутреннего использования как средство контроля взаиморасчетов. Если имеют место спорные моменты, использование такого документа невозможно по причине отсутствия его силы.

Визы этих лиц не единственное, что должно быть в полноценном акте. Так, обязательно должна присутствовать печать предприятия. документа строится на основании бух.отчетности и должно отражать фактическое состояние расчетов.

Далее оптимально направить оба экземпляра заказной корреспонденцией своему контрагенту, который также должен сверить имеющиеся сведения со своей бухгалтерией.

Если все верно и документ признается партнером, то он подлежит подписанию и один экземпляр таким же способом возвращается составителю.

Когда к изложенным цифрам и результатам есть претензии, они подлежат отражению в этом же акте или отдельным документом, который становиться его неотъемлемым приложением. Контрагент вправе отказаться от подписания акта, если только при подписании договора, такое условие не было одним из его пунктов.

Отказ от проставления визы, как правило, указывает на непризнание долга.

Оптимальные сроки сверки

Временные промежутки, которые являются оптимальными для сверки, определяются индивидуально для каждого субъекта. Несмотря на то, что акт охватывает конкретный период, значение долгового обязательства рассчитывается на определенное календарное число (в основном это начальная и конечная даты сверяемого периода).

Проще всего сверять данные за:

  • Отчетный год, который совпадает с календарным.
  • Определенный период, по истечении которого бухгалтер дает отчет руководителю о положении дел. Чаще всего это квартал.
  • Время действия договора с контрагентом.

Нормативные акты

Конкретного единого стандарта в законе не установлено к форме акта сверки задолженности в пользу, это означает, что каждый субъект хозяйствования самостоятельно разрабатывает для себя образец, опираясь на свои потребности. Такое правомочие содержится в ведомственном письме Минфина за номером 07-05-04/02, которым разъясняются применение подобного рода документов.

Акт сверки может быть составлен за разный период

Даже тот факт, что документ отражает реквизиты субъектов, к первичным они не относятся и не предусмотрены спец.списком ФЗ №402, исключением являются недоимки. Оформляя акт и протокол разногласий, следует понимать, что в случае противоречий его смысл — доказательство в суде, и качество подготовки документов оказывает влияние.

Правила заполнения

Составляя акт, учитываются исполненные договорные обязательства и достоверность сумм, учтенных по бухгалтерии. Для этого требуется поднять первичные документы: договора, допсоглашения, ТТН, счет-фактуры и т.д.

Годный акт должен отражать:

  • Временной интервал, подвергаемый проверке.
  • Реквизиты партнеров и договора (договоров, если их несколько), на основании которых возникли взаимные обязательства.
  • Ф.И.О. ответственных работников с личными подписями.
  • Расчетные сведения контрагентов по произведенным операциям.

Основные данные содержатся в таблице с расчетной информацией. Левая часть ее обозначает сведения по операциям составителя (поставлен товар на какую сумму и т. п.), правая половина – действия контрагента (произведена оплата в размере и т. п.). Каждой операции отведена самостоятельная строка. Последней строкой отражаются обороты за определенное время и итоговое сальдо на день составления.

Когда обе стороны согласны с данными отраженными в акте, документ подписывается. Если есть споры, они подлежат решению посредством составления протокола разногласий, где по каждому спорному моменту несогласная сторона излагает возражения.

Об акте сверки пойдет речь в видео:

Источник: https://MoyDolg.com/debt/yurlica-3/zadolzhennost-v-polzu-i-akt-sverki.html

Акт сверки задолженности: письмо об оплате, пример и образец, корректировка, проводки

Что такое акт сверки задолженности, и как его оформить?

При сотрудничестве с другими партнерами по бизнесу иногда возникают ситуации, когда требуется свериться по текущим платежам или долгам. В этом случае между двумя сотрудничающими организациями проводятся сверочные мероприятия. Они обычно завершаются актом сверки, который подписывают с обеих сторон бухгалтеры или уполномоченные представители организаций.

Что такое акт сверки задолженности

Документ, который фиксирует на определенную дату размер задолженности перед кредитором, называется актом сверки задолженности. Он нужен для того, чтобы указать должнику на его обязательства, возникшие перед поставщиком. Если дело доходит до судебных разбирательств, такой акт свидетельствует о правильности расчета и величине долга.

При определенных условиях может быть выявлена как дебиторская, так и кредиторская задолженность. В этом случае акт сверки даст возможность провести взаимозачеты и тем самым решить вопрос в досудебном порядке.

Для того, чтобы взаимозачет был произведен достаточно будет проявления инициативы с одной из сторон. Только при принятии данных условий необходимо будет подписать акт сверки и приложить к нему акт о взаимозачете.

 Если все эти нюансы будут соблюдены, можно будет считать обязательства выполненными, а также задолженность реструктуризированной.

Например, вам отправлено письмо, в котором записано, что задолженность отнесена в пользу компании N. Что это значит? В случае, если между вашей компанией и компанией N были судебные слушания и вынесено подобное решение, это значит, что компания N вам должна. Все долговые обязательства данной компании признаны судом, и она обязана будет уплатить их вам.

Пример акта сверки взаимных расчетов при наличии задолженности

Форма документа

Поскольку законом не установлена специальная форма подобного документа, то бухгалтера многих предприятий берут за основу форму акта инвентаризации. Но все-таки стоит доработать его «под себя» каждому предприятию, так как могут быть неучтенные моменты.

В акте сверки задолженности обязательно должны присутствовать

  • Название документа;
  • Полные юридические наименования организаций, участвующие в данном мероприятии;
  • Основания для представителей организаций. Это может быть доверенность от руководителя или запись в Уставе.
  • Число и месяц проведения сверки.
  • Период времени, за который производится отчет;
  • Документы, предварительно подтверждающие задолженность. Это могут быть фактуры, счета, договора и прочие первичные документы;
  • Если должник признает сумму задолженности стоит сделать соответствующую запись в акте с его подписью. Это может стать отличным аргументом в суде, в случае отказа от выполнения обязательств в дальнейшем;

Погашение долга по акту

Если ваш должник подтверждает факт долга путем подписания акта сверки, можно совместно составить и утвердить график погашения долга. Согласно этому графику должник просто будет перечислять или вносить в кассу наличными денежные средства. В назначении платеже можно будет указывать те платежные документы, по которым возник долг.

В том случае, когда долг небольшой и достаточно одноразового погашения, должник может потребовать от вас выписать счет на сумму долга. Здесь можно посоветовать выставить ему счет. В нем можно сослаться на акт сверки, либо указать номера платежных документов, по которым есть недоплата.

По сути, при признании за собой долга никаких дополнительных счетов не требуется. Но бывают такие должники, которые просто хотят потянуть время, поэтому стараются найти всякие преграды для уплаты долга.

В том случае, если должником погашена часть задолженности, которая была зафиксирована актом сверки кредитор может списать эту часть. Для этого руководитель предприятия должен издать приказ или распоряжение о ликвидации части долга.

Основанием для принятия такого решения должно служить наличие докладной записки из бухгалтерии за подписью главного бухгалтера. В этом документе обязательно указываются основания для списания и должны быть приложены все платежные документы, подтверждающие оплату.

Списание задолженности

В том случае, когда списание происходит в результате безнадежной задолженности в приказе указывается сумма, причина и основание этого действия. В бухгалтерии это оформляется бухгалтерской справкой, которая подтверждает подлинность этой операции.

Для этого к справке нужно приложить документальное подтверждение признания задолженности безнадежной. Это может быть выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации предприятия должника, договоры, фактуры и другие.

Списание кредиторской и дебиторской задолженности по акту сверки в 1С описано в этом видео:

Письмо об оплате

Если по акту сверки была зафиксирована задолженность стоит направить должнику претензионное письмо. Оно пишется в следующем порядке:

  • Письмо рекомендуется писать на фирменном бланке организации;
  • На нем должно быть название организации, адрес местонахождения и юридический адрес предприятия;
  • Перечень документов из-за которых появился долг;
  • Данные этих документов;
  • Общая сумма долга;
  • Тест письма, в котором точно описаны сроки погашения долга;
  • Данные платежных банковских счетов, куда нужно отправить денежные средства;
  • Виза руководителя предприятия или сотрудника, который уполномочен подписывать такие документы;
  • Дата документа.

В случае получения дебитором такого письма, он вправе ответить на него. Ответ может быть составлен как согласие с фактом задолженности.  Ответное письмо может восстановить срок исковой давности. Оно еще может называться гарантийным письмом или договором о реструктуризации долга.

https://www.youtube.com/watch?v=GF9VykJQXuE

Но если должник не признает долг и не согласен с актом сверки задолженности, то такое письмо говорит о том, что должник будет гасить долг только после судебного разбирательства, если таковой будет признан судом действительным.

Возврат денежных средств по такому документу

При постоянном сотрудничестве часто бывают нестыковки по оплате или переплате по каким-либо платежным документам. Это происходит из-за обычной невнимательности сотрудников, заполняющих документы.

Или в случае, когда уже произведена оплата, а товар был возвращен на склад поставщику. При возникновении подобных ситуаций следует сообщить в бухгалтерию поставщика о сложившейся ситуации и составить акт сверки.

После этого стоит обговорить сроки возврата денег.

Написать письмо в компанию, которая должна вернуть вам деньги нужно следующим образом:

  • На официальном бланке вашего предприятия пишем кому вы адресуете свое послание. Это имя компании и должность официального лица (руководитель или старший бухгалтер);
  • Следующим этапом нужно написать саму причину обращения с просьбой вернуть ошибочно уплаченную сумму;
  • В конце нужно подробно указать данные о счетах, куда следует отправить долг;

Завершить письмо стоит датой написания послания и подписью.

Корректировка задолженности

При подписании акта задолженности бывает вскрываются ошибочные сведения и нужно внести корректировку.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/akty/sverka/zadolzhennosti.html

Правничок
Добавить комментарий